Eine vollständige Lösung in 6–8 Wochen!
Nutzen Sie das Potenzial strukturierter Rechnungen zur Optimierung Ihrer Prozesse
Entdecken Sie eine Lösung, die die KSeF-Pflicht in einen automatisierten, stabilen und vollständig kontrollierten Hintergrundprozess verwandelt:
Ohne manuelles Herunterladen
Ohne manuelle Dateneingabe
Ohne Fehlerrisiko
Kennen Sie diese Herausforderungen bei Eingangsrechnungen in KSeF?
Der Versand von Ausgangsrechnungen folgt einem Zeitplan, den das Unternehmen selbst steuert. Beim Empfang ist es genau umgekehrt: Dokumente treffen unregelmäßig ein, oft in großer Zahl, und ihre Bearbeitung umfasst:
das Identifizieren neu ausgestellter Rechnungen zum Download aus KSeF
das Herunterladen von XML-Dateien
die Prüfung, ob ein Dokument kein Duplikat ist
die manuelle Eingabe der Daten ins System
die Kategorisierung und Freigabe
die Buchung und Verbuchung
Automatisierung des Rechnungsabrufs und der Rechnungsverarbeitung
Wir schaffen für Sie ein benutzerfreundliches Cockpit, mit dem Sie die Verarbeitung von Eingangsrechnungen strukturiert steuern können. Dieses übersichtliche Kontrollzentrum ermöglicht Ihnen:
Herunterladen von Dokumentenpaketen
Nachverfolgung von Status und Aktivitätsverlauf
Einholen von Freigaben
Weiterleitung zur Buchung
Prüfung neuer aus KSeF heruntergeladener Eingangsrechnungen inklusive Vorschau
Klassifizierung und Weiterleitung an verantwortliche Personen
Start des Prüfungs-/Freigabeprozesses und von Erinnerungen
Prüfung der Liste empfangener XML-Dateien und Generierung einer Rechnungsvorschau
Statt jeden einzelnen Schritt manuell auszuführen, gewinnen Sie vollständige Transparenz und flexible Kontrolle über den Dokumentenfluss. Anders gesagt: volle Übersicht und Kontrolle — wie ein Autopilot auf der E-Rechnungs-Autobahn.
Wichtige Vorteile der KSeF-Automatisierung
Reduziert das Risiko doppelter Buchungen
In der Übergangsphase können Lieferanten Dokumente sowohl auf traditionelle Weise als auch über KSeF ausstellen. Der Mechanismus prüft Duplikate anhand von Dokumentnummer, Ausstellungsdatum, Bruttowert und Geschäftspartnerdaten und benachrichtigt bei einem Treffer.
Unterstützt die Klassifizierung von Eingangsrechnungen
Auf Basis vordefinierter Filter erkennt das System zunächst die Kostenart (z. B. Kraftstoff, Dienstleistungen) und empfiehlt Kategorien zur Prüfung oder ordnet die Rechnung automatisch einem bestimmten Konto zu.
Optional: schnellere Anlage neuer Geschäftspartner
Die Lösung kann um zusätzliche Automatisierungsfunktionen erweitert werden. Sie sammelt Daten zu neuen Geschäftspartnern, prüft deren Status in öffentlichen Registern und verifiziert Bankkonten. Dadurch kann das Dokument sofort zur Buchung vorbereitet werden.
Vorteile für Ihr Unternehmen
Einsparung von Dutzenden Arbeitsstunden pro Monat
Vollständige Eliminierung manueller Dateneingaben
Kein Risiko von Duplikaten
Schnellere Abrechnungen und bessere Kostenkontrolle
Höhere Effizienz der Finanzteams
Erfüllung der KSeF-Anforderungen und zugleich echte Optimierung des gesamten Beschaffungsprozesses
Angebot zur Implementierung der KSeF-Automatisierung
Analyse des aktuellen Prozesses und des Rechnungsvolumens
Identifizierung von Bereichen, die sofort automatisiert werden können
Konfiguration der Kategorisierung
Abruftests in der KSeF-Demo-Umgebung
Schrittweise Implementierung und Benutzerunterstützung
Warum Apollogic?
Wir verfügen über langjährige Erfahrung in der Implementierung und Wartung von Systemen
Wir arbeiten nach einer bewährten Projektmethodik, wodurch der Kunde in jeder Phase der Zusammenarbeit volle Transparenz erhält
Unsere Berater sind zertifizierte Experten in Finanzen und Rechnungswesen
Wir passen Implementierungsprojekte an individuelle Geschäftsanforderungen an
Wir integrieren proprietäre Tools mit den im Unternehmen eingesetzten Systemen
Wir bieten ein umfassendes Portfolio an Finanz- und Buchhaltungslösungen für SAP-Systeme
FAQ
Geschätzte Implementierungskosten: 11.520 EUR netto + ggf. M365-Lizenzen (wenn Sie diese bereits besitzen, müssen in der Regel keine neuen gekauft werden).
Wenn Sie bereits Microsoft-365-Lizenzen besitzen, ist höchstwahrscheinlich kein Kauf zusätzlicher Lizenzen erforderlich. Im Gespräch prüfen wir genau, welche Lizenzen bereits aktiv sind, ob etwas erweitert werden muss oder ob vorhandene Ressourcen genutzt werden können.
Viele Systeme unterstützen heute nur das Senden von Ausgangsrechnungen an KSeF oder das manuelle Herunterladen von Dokumenten. Ohne Automatisierung wird das schnell zu einem Engpass für Finanzteams — selbst dann, wenn das ERP bereits über eine „KSeF-Integration“ verfügt. Der Prozess des Empfangs von Eingangsrechnungen erfordert jedoch zusätzlich:
- die zyklische Prüfung neuer Dokumente in KSeF,
- das Herunterladen von XML-Dateien,
- die Prüfung auf Duplikate,
- die Verarbeitung von Metadaten,
- die Kostenklassifizierung,
- die Integration in den Freigabe-Workflow,
- die Vorbereitung des Dokuments zur Buchung.
Ja, wir integrieren die Lösung mit ERP-, Finanz- und Buchhaltungssystemen, Dokumenten-Workflow-Systemen, DMS oder Workflow-Tools.
Die Automatisierung des Rechnungsabrufs aus KSeF funktioniert unabhängig vom Buchhaltungssystem, das bedeutet:
- der Prozess bleibt unverändert,
- die Benutzeroberfläche bleibt gleich,
- die Integration mit dem neuen ERP kann neu konfiguriert werden, ohne alles von Grund auf neu aufzubauen.
Auch Dokumente außerhalb von KSeF können über ein Formular mit Inhaltserkennung (OCR/AI) in einen einheitlichen Prozess einbezogen werden. So befindet sich der gesamte Beschaffungsprozess an einem Ort — unabhängig von der Herkunft des Dokuments.
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