Kompletne rozwiązanie w 6-8 tygodni!
Wykorzystaj możliwości usprawnienia procesów dzięki fakturom ustrukturyzowanym
Poznaj rozwiązanie, które zamienia obowiązek KSeF w zautomatyzowany, stabilny i pełni kontrolowany proces działający w tle:
Bez ręcznego pobierania
Bez przepisywania danych
Bez ryzyka błędów
Znasz te wyzwania z fakturami zakupowymi w KSeF?
Wysyłka faktur sprzedaży odbywa się według harmonogramu, który organizacja sama kontroluje. Z odbieraniem jest odwrotnie: dokumenty napływają nieregularnie, często w dużej liczbie, a ich obsługa obejmuje:
odnajdywanie nowowystawionych faktur do pobrania z KSeF
pobieranie plików XML
kontrolę czy dokument nie jest duplikatem
ręczne wprowadzanie danych do systemu
kategoryzację i akceptację
dekretację i księgowanie
Automatyzacja procesu pobierania i przetwarzanie faktur
Tworzymy dla Ciebie przyjazny kokpit, w którym uporządkujesz procesowanie faktur zakupowych. To przejrzyste centrum sterowania pozwala na:
Pobieranie pakietów dokumentów
Śledzenie statusów i historii działań
Zbieranie akceptacji
Przekazywanie do księgowania
Przeglądanie nowych faktur zakupowych pobranych z KSeF wraz z podglądem
Klasyfikowanie i przekazywanie do osób odpowiedzialnych
Uruchamianie procesu weryfikacji/akceptacji i przypomnień
Przeglądanie listy odebranych plików XML i generowanie podglądu FV
Dzięki temu zamiast wykonywać każdy krok ręcznie – masz pełną widoczność i zwinną kontrolę nad przepływem dokumentów. Dzięki temu zyskujesz pełną widoczność i kontrolę – jak autopilot na autostradzie e-faktur.
Kluczowe usprawnienia automatyzacji KSeF
Redukuje prawdopodobieństwo podwójnego księgowania
W okresie, kiedy dostawcy mogą wystawiać dokumenty zarówno tradycyjnie jak i przez KSeF. Mechanizm weryfikuje duplikaty (po nr dokumentu, dacie wystawienia, wartości brutto, danych kontrahenta) i w razie wykrycia sygnalizuje powiadomieniem.
Wspiera proces klasyfikacji faktur zakupowych
Na podstawie różnych filtrów system wstępnie rozpoznaje typ kosztu (np. paliwo, usługi) i rekomenduje kategorie do weryfikacji lub automatycznie przypisuje do konkretnego konta.
Opcjonalnie: przyśpieszenie dodawania nowych kontrahentów
Rozwiązanie pozwala na dodawanie funkcji automatyzacji, danych o nowych kontrahentach, sprawdza ich status w rejestrach państwowych i weryfikuje rachunki bankowe. Dzięki temu dokument pojawia się od razu gotowy do zaksięgowania.
Korzyści dla Twojej organizacji
Oszczędność dziesiątek godzin pracy miesięcznie
Pełna eliminacja ręcznego przepisywania danych
Brak ryzyka duplikatów
Szybsze rozliczenia i lepsza kontrola kosztów
Większa efektywność zespołów finansowych
Spełnienie nie tylko wymogów KSeF, ale także realnie usprawnienie całego procesu zakupowego
Oferta wdrożenia automatyzacji KSeF
Analiza obecnego procesu i wolumenu faktur
Identyfikacja obszarów możliwych do natychmiastowej automatyzacji
Konfiguracja kategoryzacji
Testy pobierania w środowisku Demo KSeF
Wdrożenie etapowe i wsparcie użytkowników
Dlaczego warto wybrać Apollogic?
Mamy wieloletnie doświadczenie we wdrażaniu i utrzymywaniu systemów
Działamy na podstawie sprawdzonej metodyki projektowej, dzięki czemu klient zyskuje pełną transparentność tego, co dzieje się na każdym etapie współpracy
Nasi konsultanci to certyfikowani eksperci z zakresu finansów i księgowości
Dostosowujemy projekty wdrożeniowe do indywidualnych potrzeb biznesowych
Integrujemy autorskie narzędzia z systemem funkcjonującym w organizacji
Oferujemy kompleksowy zestaw rozwiązań finansowo-księgowych dla systemów SAP
FAQ
Szacunkowy koszt wdrożenia: 48 600 PLN netto + ewentualne licencje M365 (jeśli już posiadasz – zwykle nie trzeba kupować nowych).
Jeśli posiadasz już licencje Microsoft 365 najprawdopodobniej nie będzie potrzeby zakupu dodatkowych licencji. Podczas rozmowy sprawdzamy dokładnie: jakie licencje są już aktywne, czy trzeba coś rozszerzyć, czy można użyć istniejących zasobów?
Wiele systemów oferuje dziś jedynie wysyłkę faktur sprzedaży do KSeF lub manualne pobieranie dokumentów. Bez automatyzacji jest to wąskie gardło finansów — nawet wtedy, gdy ERP ma „integrację z KSeF”. Proces odbierania faktur zakupowych wymaga jednak:
- cyklicznego sprawdzania nowych dokumentów w KSeF,
- pobierania plików XML,
- kontroli duplikatów,
- przetwarzania metadanych,
- klasyfikacji kosztów,
- integracji z obiegiem akceptacji,
- przygotowania dokumentu do zaksięgowania.
Tak, rozwiązanie integrujemy z: ERP, FK, systemami obiegu dokumentów, DMS lub workflow.
Automatyzacja pobierania FV z KSeF działa niezależnie od systemu księgowego, więc:
- proces się nie zmienia,
- interfejs użytkownika zostaje ten sam,
- integrację z nowym ERP rekonfigurujemy bez konieczności budowania wszystkiego od nowa.
Można je również włączyć do jednego procesu poprzez formularz z rozpoznawanie treści (OCR/AI). Dzięki temu cały proces zakupowy jest w jednym miejscu – niezależnie od źródła dokumentu.
Chcesz dowiedzieć się więcej?
Zadzwoń lub napisz do nas.
