KSeF 2.0 w praktyce – nowe możliwości załączników, płatności i zarządzania certyfikatami

Po niemal roku intensywnych konsultacji z przedsiębiorcami, księgowymi i ekspertami IT oraz po publikacji ostatecznej dokumentacji, Ministerstwo Finansów odsłania KSeF 2.0 z udoskonaloną strukturą logiczną FA(3). To nie jest drobna kosmetyka – od 1 lutego 2026 r. FA(3) zastąpi dotychczasowy FA(2) bez okresu przejściowego, wprowadzając m.in. elastyczne terminy płatności, możliwość dołączania załączników bezpośrednio do faktury oraz nowe identyfikatory grup VAT, a także usprawnioną obsługę IBAN-ów i rozszerzone pola opisowe.

Dla firm oznacza to koniec „zgadywania” dat płatności i żmudnego zarządzania dokumentami e-mailowymi – zamiast tego KSeF 2.0 zaoferuje przejrzyste reguły, nowoczesne uwierzytelnianie i lokalne szyfrowanie we wszystkich trybach pracy. Czas na aktualizację systemów i przeszkolenie zespołów, bo już za pół roku FA(3) stanie się obowiązkowym standardem w polskim e-fakturowaniu.

FA(3)

Struktura logiczna FA(3) zastąpi obecnie obowiązującą strukturę logiczną FA(2). W nowej strukturze Ministerstwo m.in. dopuszcza dołączenia załączników, daje nowe możliwości w zakresie określania typów płatności i określania podatku VAT, ulepsza obsługę rachunków bankowych (IBAN), rozszerza pola opisowe, ogranicza wymagalność adresu kontrahenta. Struktura FA(3) będzie miała również rozszerzone pole związane z typem podatnika – tutaj wprowadza się m.in. nowe identyfikatory grupy VAT.

Uwierzytelnienie

Model uwierzytelniania oparty o token JWT wydziela uwierzytelnieni jako osobny proces. Pozwala to na tworzenie wielu sesji i zarządzania tokenami (obsługa odświeżania i unieważniania tokenów)

Oba tryby sesji połączenia z KSeF (wsadowy i interaktywny) będą obowiązkowo asymetryczne szyfrowane lokalnie za pomocą klucza AES, a nie tylko w przypadku sesji wsadowych jak było dotychczas.

API 2.0

Uspójnienie nazewnictwa API 2.0 oraz struktur danych w komunikatach wymiany pomiędzy systemami podatników a KSeF.

Certyfikaty

Nowy moduł do zarządzania certyfikatami uwierzytelniającymi KSeF umożliwi podmiotom wnioskowanie o certyfikaty zawierającego jedynie wybrane atrybuty podpisu uwierzytelniającego, pobrać go w postacie cyfrowej lub jako listę metadanych wydanych certyfikatów, a także sprawdzić przysługujące limit liczby certyfikatów.

Uprawnienia

Zmiany w uprawnieniniach i nowy interfejs zapewnią możliwość nadania uprawnieni konkretnie do wybranych podmiotów w taki sposób, że dany pracownik np. biura rachunkowego nie będzie miał uprawnień do faktur podatnika, którego obsługa nie należy do jego obowiązków. Ponadto nowy sposób nadawania uprawnień umożliwi obsługę samofakturowania na rzecz polskich podatników przez podmioty unijne.

Podsumowanie

Wdrożenie KSeF 2.0 to krok milowy na drodze digitalizacji rozliczeń podatkowych. Przedsiębiorcy mogą liczyć na większą elastyczność w dołączaniu załączników, definiowaniu typów płatności czy obsłudze różnych form samofakturowania. Już dziś warto zapoznać się z dokumentacją KSeF 2.0 oraz przygotować swoje systemy na integrację z nową wersją platformy, aby w pełni wykorzystać jej możliwości i sprostać nadchodzącym wymaganiom.