KSeF 2.0 – Nowa odsłona integracji SAP z Krajowym Systemem e-Faktur

Już kilka lat temu, kiedy Ministerstwo Finansów ogłosiło prac nad wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur, przygotowaliśmy rozwiązanie, pozwalające na integrację SAP z KSeF. Od początku zakładaliśmy, że wymogi MF będą się zmieniać i byliśmy gotowi na elastyczną adaptację systemu. Dzięki temu, po ogłoszeniu nowej wersji standardu (KSeF 2.0), nasz zespół szybko dostosował aplikację do nowych warunków, zapewniając zgodność z obowiązującą dokumentacją, w tym ze strukturą logiczną FA(3). 

Nasze rozwiązanie nie tylko gwarantuje zgodność techniczną, ale również upraszcza i automatyzuje codzienną pracę użytkowników SAP, którzy na co dzień zajmują się fakturowaniem, kontrolą i raportowaniem. Poniżej prezentujemy najważniejsze funkcjonalności i ulepszenia, które pojawiły się nowej wersji. 

Wysyłka Faktur Sprzedażowych (Procesy KS) 

Nowa wersja modułu koncentruje się na wydajności, niezawodności i pełnym śledzeniu statusu faktur. 

1. Wysyłka wsadowa jako domyślna metoda

Tryb wsadowy (batch) to obecnie domyślny i rekomendowany sposób przesyłania faktur przy dużych wolumenach danych. System automatycznie grupuje faktury w paczki, rozróżniając: 

• Faktury online – data wystawienia równa bieżącej dacie wysyłki, 

• Faktury offline – wysyłane z opóźnieniem w stosunku do daty wystawienia. 

Administrator SAP może samodzielnie definiować parametry wysyłki, m.in. maksymalną liczbę faktur w paczce. System umożliwia również automatyczną zmianę statusu faktury z online na offline – np. w przypadku nieudanej wysyłki. 

2. Wysyłka interaktywna

Dla pojedynczych dokumentów dostępna jest metoda interaktywna, inicjowana z poziomu kokpitu użytkownika. System zapobiega przypadkowej podwójnej wysyłce, kontrolując status faktury w momencie wysyłania. 

3. Śledzenie statusu i UPO

Użytkownicy mają pełną widoczność numerów referencyjnych – zarówno sesji, jak i faktury. Cykliczny job automatycznie sprawdza status sesji w aplikacji Java Web App i pobiera Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO).
Po jego uzyskaniu status faktury zmienia się na appr_ksef, a w kokpicie pojawia się numer KSeF oraz data przesłania. Dla zaakceptowanych faktur nie jest już możliwa ponowna wysyłka ani regeneracja XML. 

4. Weryfikacja terminowości wysyłki

System oblicza i prezentuje w kokpicie informację o opóźnieniu między datą wystawienia faktury (P_1) a datą przesłania do KSeF. Dzięki temu użytkownicy mogą łatwo kontrolować zgodność z przepisami dotyczącymi faktur offline. 

5. Generowanie XML zgodnie z FA(3)

Wszystkie pliki XML generowane są zgodnie z aktualną specyfikacją FA(3), co zapewnia pełną kompatybilność z nowymi wymaganiami Ministerstwa Finansów. 

Zarządzanie błędami i wizualizacja faktur 

W codziennej pracy kluczowe jest szybkie reagowanie na błędy. Nasze rozwiązanie wprowadza szereg usprawnień ułatwiających diagnostykę i obsługę wyjątków. 

• Błędy komunikacji (REJ_JV): Jeśli wystąpi problem z połączeniem pomiędzy SAP a Java Web App lub KSeF, system oznacza fakturę odpowiednim statusem i wyświetla jej wizualizację offline z kodami QR. 

• Nieprzeprocesowanie przez KSeF (REJ_KSEF): W przypadku odrzucenia faktury system automatycznie pobiera i zapisuje przyczynę błędu. 

Użytkownik ma pełną kontrolę nad dalszym działaniem – może: 

• zakończyć procesowanie faktury, 

• zresetować jej status, regenerując XML i ponownie wysłać dokument. 

Dodatkowo dostępny jest podgląd faktury w formacie HTML z kodami QR, który można przekazać klientowi poza SAP w razie awarii połączenia.
Wszystkie działania są zapisywane w dedykowanej tabeli logów SAP, która pozwala odtworzyć całą historię wysyłki – od pierwszej próby po akceptację lub odrzucenie dokumentu. 

Pobieranie faktur zakupowych (Procesy KZ) 

W nowej wersji wprowadzono pełną automatyzację pobierania faktur zakupowych z KSeF. W systemie działają dwa zautomatyzowane joby, które regularnie wysyłają zapytania o nowe dokumenty – osobno dla faktur online i offline. 

Użytkownicy mogą również ręcznie inicjować zapytania ad hoc z poziomu dedykowanego ekranu selekcji. Rozwiązanie obsługuje również faktury self-billing, wystawiane przez kontrahenta w imieniu podatnika – dzięki dostosowanej logice zapytań z odpowiednimi numerami NIP w strukturze XML. 

Monitorowanie dostępności KSeF 

W kokpicie SAP wprowadzono wizualny wskaźnik dostępności systemu KSeF w formie sugnalizacji świetlnej (traffic light). W sposób prosty i intuicyjny dla użytkownika informuje on stanie środowiska KSeF w czasie rzeczywistym – dane są pobierane przez API/Web App. 

Wyjdź poza standard 

Tworząc nasze rozwiązanie KSef, koncentrowaliśmy się na dostarczeniu wartości klientom i najważniejszych funkcjach, które będą niezbędne do realizowania codziennych zadań. Niektóre niestandardowe funkcjonalności, takie jak np. przetwarzanie faktur z załącznikami, wizualizacja faktur zakupowych z kodami QR, generowanie potwierdzeń transakcji czy automatycznego sprawdzania komunikatów o niedostępności KSeF w BIP, wymagają dodatkowej konfiguracji. Zapraszamy do kontaktu – przydyskutujemy Państwa potrzeby i wybierzemy najbardziej optymalne rozwiązanie. 

Więcej niż aktualizacja 

Zmiany w KSeF wymusiły dostosowanie systemów ERP do nowych wymagań technicznych. W Apollogic wykorzystaliśmy tę okazję, by ulepszyć dotychczasowe rozwiązanie – nie tylko pod kątem zgodności z przepisami, ale też wygody użytkowników. KSeF 2.0 to ewolucja, która łączy solidne zaplecze technologiczne z prostotą obsługi. 

Chcesz dowiedzieć się więcej o integracji SAP z KSeF 2.0? 

Skontaktuj się z naszym zespołem ekspertów Apollogic, aby poznać szczegóły wdrożenia w Twojej organizacji i umówić prezentację rozwiązania.