KSeF – i co dalej? Nowe wyzwania dla działów księgowości

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to nie tylko zmiana technologiczna, ale prawdziwa rewolucja w zarządzaniu dokumentami finansowymi. Większość firm skupia się dziś na aspektach technicznych, tymczasem prawdziwe wyzwania pojawią się dopiero po starcie systemu, w codziennej pracy zespołów księgowych. 

Działy finansowe będą musiały przebudować procesy, które przez lata opierały się na fakturach papierowych, PDF-ach i ręcznym wprowadzaniu danych. W tym kontekście kluczową rolę odegra automatyzacja oraz technologie low-code, pozwalające szybko reagować na zmieniające się przepisy i praktyki rynkowe. 

Duplikaty faktur – ukryte ryzyko 

W okresie przejściowym, gdy część kontrahentów nadal będzie wysyłać faktury w trybie offline poza KSeF (e-mailem czy w PDF), pojawi się ryzyko duplikatów. Ta sama faktura może trafić do systemu dwoma kanałami – jako plik PDF i jako dokument XML. Może to skutkować błędami w księgowaniu, podwójnym odliczeniem VAT czy zafałszowanymi raportami finansowymi. 

Aby temu zapobiec, warto wdrożyć mechanizmy porównawcze, które automatycznie analizują dane z różnych źródeł. System może: 

• wykrywać duplikaty na podstawie NIP-u, numeru faktury, daty i kwoty, 

• oznaczać dokumenty w ERP jako „zweryfikowane w KSeF”, 

• generować alerty dla księgowych przy wykryciu niezgodności. 

Takie podejście pozwala wyeliminować błędy u źródła i skoncentrować pracę zespołu na analizie wyjątków, a nie na ręcznej kontroli. 

Automatyczna klasyfikacja – od faktury do właściwego procesu 

Po wdrożeniu KSeF firmy będą codziennie otrzymywać setki faktur w ujednoliconym formacie XML. Jednak sama standaryzacja danych nie oznacza, że dokumenty automatycznie trafią do właściwych procesów czy działów. Faktury za transport powinny być księgowane w logistyce, a te dotyczące oprogramowania – w IT. Bez odpowiednich reguł biznesowych księgowi musieliby rozdzielać dokumenty ręcznie, co przy dużej skali staje się niemożliwe. 

Rozwiązanie? Zastosowanie automatycznej klasyfikacji opartej na regułach, które: 

• identyfikują dostawców po NIP-ach, numerach kont czy słowach kluczowych, 

• przypisują faktury do odpowiednich ścieżek akceptacji i działów, 

• wspierają raportowanie według kategorii kosztowych. 

Automatyzacja nie tylko skraca czas przetwarzania dokumentów, ale też ogranicza liczbę błędów i zapewnia zgodność z procedurami wewnętrznymi. 

Korekty i referencje KSeF – pełna kontrola nad saldami 

Jedną z istotnych innowacji w KSeF jest możliwość powiązania faktury korygującej z dokumentem pierwotnym za pomocą referencji KSeF. To ogromna szansa na uporządkowanie rozliczeń – pod warunkiem, że firma potrafi te dane wykorzystać. 

W wielu organizacjach korekty nadal są rozliczane ręcznie, co prowadzi do niezgodności sald i nadpłat. Zautomatyzowany system może: 

• powiązać każdą korektę z fakturą źródłową, 

• aktualizować saldo kontrahenta w czasie rzeczywistym, 

• synchronizować dane między KSeF a ERP. 

Efekt to pełna transparentność historii transakcji i eliminacja błędnych zwrotów lub nadpłat. 

Rozliczenia delegacji – brakujące ogniwo integracji 

Nie wszystkie wydatki firmowe znajdą się w KSeF. Wciąż funkcjonują paragony, bilety czy rachunki z podróży służbowych, które pracownicy rozliczają po powrocie. To szczególnie wrażliwy obszar – dokumenty z KSeF muszą być księgowane automatycznie, a te spoza systemu trafiają do manualnej weryfikacji. 

Aby zachować porządek, najlepszym rozwiązaniem jest integracja systemów finansowych z modułami HR i aplikacjami do rozliczania delegacji. Umożliwia ona: 

• rozróżnienie faktur przesłanych w trybie online i offline, 

• automatyczne przypisanie wydatków do pracowników i kategorii kosztowych, 

• powiązanie danych z raportami delegacyjnymi. 

Dzięki temu proces rozliczania podróży służbowych staje się przejrzysty, zgodny z danymi z KSeF i nie wymaga ręcznej ingerencji w ERP. 

Reaguj szybciej na zmiany – potencjał low-code/no-code 

KSeF to tylko jeden z przykładów przepisów, które wymuszają szybkie dostosowanie procesów. Tradycyjne systemy ERP często nie nadążają za zmianami regulacyjnymi. Technologie low-code/no-code pozwalają tworzyć dedykowane aplikacje i workflow bez udziału programistów, co oznacza: 

• szybsze reagowanie na zmiany w przepisach, 

• łatwe modyfikowanie reguł biznesowych, 

• możliwość budowania elastycznych rozwiązań wspierających KSeF. 

W praktyce firma może dostosować procesy w ciągu kilku dni – zamiast czekać miesiącami na aktualizację systemu. 

KSeF jako katalizator nowoczesnych finansów 

KSeF nie jest kolejną biurokratyczną zmianą – to impuls do cyfrowej transformacji finansów. Integracja techniczna to dopiero pierwszy krok. Prawdziwą wartością jest strategiczne podejście do procesu i potraktowanie KSeF nie jako obowiązku, lecz jako szansę na modernizację zarządzania finansami.