Die Einheitliche Kontrolldatei – häufig gestellte Fragen!

Auf die Fragen antwortet die SAP-ERP-Beraterin bei Apollogic – Olga Langowska.

Was ist die Einheitliche Kontrolldatei?

Olga Langowska: Die Einheitliche Kontrolldatei ist eine Datei im XML-Format mit einer vereinbarten logischen Struktur, mit der der Steuerzahler verpflichtet ist, den Steuerbehörden die Steuerbücher und Buchnachweise vorzulegen.

Welche Strukturen sind von der Einheitlichen Kontrolldatei betroffen?

Olga Langowska: Die Einheitliche Kontrolldatei soll 7 logische Strukturen umfassen:

Rechnungen
Kontoauszüge
Lagerbetrieb
Mehrwertsteuerregister
Mehrwertsteuerrechnungen
Steuerbuch der Einnahmen und Ausgaben
Einnahmenregister

Die einzelnen Strukturen werden für jeweilige Arten von Gesellschaften obligatorisch sein, abhängig von der geführten Form der Besteuerung.

Welche Firmen sind von der Einheitlichen Kontrolldatei betroffen?

Olga Langowska: Basierend auf dem Artikel 193a, der zu dem Gesetz vom 29. August 1997 hinzugefügt wurde – Steuerverordnung (Ges.Bl. 2015, Pos. 1649) werden ab dem 1. Juli 2016 nur große Unternehmen verpflichtet sein, Finanz- und Buchhaltungsdaten in Form der Einheitlichen Kontrolldatei zur Verfügung zu stellen, das heißt solche Unternehmen, die mehr als 250 Mitarbeiter einstellen und einen Jahresumsatz von mehr als einem Äquivalent von 50 Millionen Euro überschritten oder deren Gesamtvermögen ein Äquivalent von 43 Millionen Euro überschreiten würde.

Ab wann werden davon auch kleine und mittlere Unternehmen betroffen sein?

Olga Langowska: Die Verpflichtung, einen Bericht in Form einer Einheitlichen Kontrolldatei vorzulegen, wird ab 2017 Jahr auch kleine und mittlere Unternehmen betreffen. Ab diesem Zeitpunkt wird nur ein Teil erforderlich sein, der die Mehrwertsteuererfassung darstellen wird, jedoch ihr Vorliegen soll zusammen mit einer Mehrwertsteuererklärung bis zum 25. Tag eines jeden Monats stattfinden, und nicht auf Anforderung, wie dies im Falle von komplexen Dateien ist. Frühere Bestimmungen setzten voraus, dass das Gesetz ab Juli 2018 in Kraft kommen wird. Vor kurzem stimmte der Sejm (das polnische Parlament) über ein Projekt ab, das darauf abzielt, die Daten aus der Mehrwertsteuererfassung bereits ab 2017 vorzulegen. Das Projekt, das mit diesen Änderungen verbunden ist, wartet nun auf das Beschließen im Senat (die zweite Kammer des polnischen Parlaments) [Status vom 15.05.2016].

Wie sieht es mit den Mikro-Unternehmen aus?

Olga Langowska: Nach den Plänen des Ministeriums für Finanzen werden die Mikro-Unternehmer verpflichtet sein, den Steuerbehörden die Daten in Form der Einheitlichen Kontrolldatei ab Januar 2018 vorzulegen.

Was kann den Unternehmen drohen, die den Steuerbehörden die Einheitliche Kontrolldatei nicht rechtzeitig zur Verfügung stellen werden?

Olga Langowska: Die Unternehmer, die die neuen Bestimmungen unterschätzen werden, müssen mit den Sanktionen gemäß dem Artikel 80 des polnischen Finanzstrafgesetzbuchs rechnen. Nach diesen Bestimmungen dürfen die Unternehmer mit einer Strafe von 3 Mio. PLN für kein Vorlegen der Erfassung und mit einer Strafe bis 6 Mio. PLN für falsche Angaben bestraft werden.

Welchen Einfluss können die neuen Bestimmungen des Steuerrechts auf die Unternehmen haben?

Olga Langowska: Das Generieren von Dateien mit den Daten aus dem Buchhaltungs- und Finanzsystem soll im Prinzip auf Aufforderung der Steuerbehörden stattfinden und sich auf bestimmte Zeitrahmen beziehen. Um diese Anforderungen erfüllen zu können, ist es notwendig, die IT-Systeme anzupassen – neue Lösungen zu implementieren oder die zurzeit verwendeten zu aktualisieren. Es ist erwähnenswert, dass Angebot des bisherigen Software-Anbieters zu holen, weil es wahrscheinlich ist, dass nicht alle in der Lage sein werden, sie komplett pünktlich zu liefern. Obwohl in erster Reihe große Unternehmen die Einheitliche Kontrolldatei vorlegen werden müssen, wird mit der Zeit auch der KMU-Sektor davon betroffen, daher empfehlen wir allen Unternehmen das Software-Update. Im Zweifelsfall raten die Apollogic-Experten, welche logische Strukturen für den Einzelfall erforderlich sind, und bieten volle Unterstützung bei der Implementierung der Einheitlichen Kontrolldatei.

Wie kann Apollogic den Kunden helfen, ihre IT-Systeme anzupassen?

Olga Langowska: Um den Unternehmen so schnell wie möglich eine Anpassung auf die Änderungen zu ermöglichen, bereitete Apollogic ein eigenes Produkt vor, mit dem man die Steuerdaten in Form der Einheitlichen Kontrolldatei generieren kann. Die Lösung basiert auf der leistungsfähigen Technologie von SAP HANA. Sie ist gedacht für:

– Unternehmen, die das SAP-ERP-System auf Basis von HANA haben,

– Unternehmen, die über das SAP-ERP-System auf Basis traditioneller Datenbank verfügen,

– Organisationen, die mit anderen Systemen arbeiten.

Darüber hinaus ermöglicht die Lösung von Apollogic, die Geschäftsdaten aus einer Vielzahl von Systemen zu erhalten. Die Anwendung nutzt die Ressourcen von SAP HANA in der Cloud und bleibt unabhängig von dem im Unternehmen implementierten Abrechnungssystem. Sie bietet auch eine höhere Effizienz bei der Verarbeitung von Daten und die Erzeugung der Enddatei im XML-Format. Die eigene Lösung von Apollogic erfüllt alle Anforderungen des Ministeriums für Finanzen.

Die Apollogic-Experten verfolgen regelmäßig Informationen zum Thema der Einheitlichen Kontrolldatei.

Wenn Sie weitere Fragen bezüglich der Einheitlichen Kontrolldatei haben, wenden Sie sich bitte an unsere Experten.