JPK_MAG(2) und SAP: 4 Punkte, die es vor 2027 zu beachten gilt

Ab dem 1. Januar 2027 tritt die neue JPK_MAG(2)-Struktur in Kraft. Sie gilt für alle Steuerpflichtigen, die elektronische Bestandsaufzeichnungen führen, unabhängig davon, ob sie ein umfassendes ERP-System nutzen oder ihre Aufzeichnungen in Tabellenkalkulationen führen. Daten für Zeiträume bis zum 31. Dezember 2026 werden weiterhin gemäß der aktuellen Version der Struktur gemeldet. Es besteht keine Verpflichtung, historische Daten in das neue Format zu konvertieren.

Auf den ersten Blick mag JPK_MAG(2) wie eine weitere technische Aktualisierung erscheinen. In der Praxis sind die Änderungen jedoch weitaus umfangreicher. Die neue Struktur erweitert den Umfang der gemeldeten Daten, führt neue Abschnitte ein und verknüpft die Bestandsaufzeichnungen noch enger mit den Rechnungsstellungsprozessen im KSeF.

Für Unternehmen, die SAP einsetzen, bedeutet dies, dass sie nicht nur den Prozess der Erstellung der JPK_MAG(2)-Datei selbst berücksichtigen müssen, sondern auch die Qualität, Vollständigkeit und Konsistenz der Quelldaten. Es ist ratsam, mit dieser Analyse rechtzeitig im Voraus zu beginnen.

Was ist JPK_MAG(2) und für wen gilt diese Vorschrift?

JPK_MAG ist eine der Strukturen der Standard Audit Datei, die den Lagerumschlag erfasst. Die neue Version mit der Bezeichnung JPK_MAG(2) gilt für Zeiträume, die am oder nach dem 1. Januar 2027 beginnen.

Diese Vorschrift gilt für Steuerpflichtige, die ihre Bestandsaufzeichnungen in elektronischer Form führen. Werden die Aufzeichnungen ausschließlich in Papierform geführt, besteht keine Verpflichtung zur Übermittlung von JPK_MAG.

Die Datei wird nicht regelmäßig übermittelt. Sie wird nur auf Verlangen der Steuerbehörde übermittelt, unter anderem im Rahmen einer Steuerprüfung, eines Nachprüfungsverfahrens oder einer Zoll- und Steuerprüfung.

Warum ist JPK_MAG(2) mehr als nur eine neue XML-Struktur?

Die wichtigste Änderung betrifft nicht das Dateiformat selbst.

Das Finanzministerium hat die Struktur so erweitert, dass es nun möglich ist, Bestandsdaten wesentlich präziser mit Verkaufs- und Einkaufsprozessen zu verknüpfen. Von besonderer Bedeutung ist die Aufnahme der KSeF-Nummer in ausgewählte Bestandsbelege.

In der Praxis bedeutet dies eine stärkere Fokussierung auf die Datenkonsistenz zwischen Bestandsführung, Logistik, Buchhaltung und Rechnungsstellung. Unternehmen müssen sicherstellen, dass die in verschiedenen Prozessen generierten Informationen korrekt verknüpft und gemeldet werden können.

Was Sie bei der Vorbereitung von SAP auf JPK_MAG(2) beachten sollten

1. Verknüpfung von Lagerbelegen mit einer KSeF-Nummer

Eine der wichtigsten Änderungen in JPK_MAG(2) ist die Möglichkeit, für ausgewählte Lagerbelege eine KSeF-Nummer anzugeben.

Aus SAP-Sicht ist dies nicht immer naheliegend. Materialbelege, Logistikrechnungen und Finanzbelege fungieren als separate Systemobjekte. Daher ist es ratsam, bereits jetzt zu prüfen, ob bestehende Datenverknüpfungen die korrekte Angabe der KSeF-Nummer an den erforderlichen Stellen innerhalb der Struktur ermöglichen.

2. Meldung von Lagerumschlägen

Die neue Struktur legt auch die Vorgehensweise bei der Meldung von Bewegungen zwischen Lagern fest. In der Praxis bedeutet dies, die Datenkonsistenz zwischen dem abgebenden und dem empfangenden Lager sicherzustellen.

Für Unternehmen mit einem dezentralen Lagerverwaltungssystem ist es ratsam, im Vorfeld zu prüfen, ob die derzeitige Erfassungsmethode eine ordnungsgemäße Aufbereitung der Daten für die Meldung ermöglicht.

3. Neue Abschnitte „PW“ und „INW“

JPK_MAG(2) erweitert die Struktur um Abschnitte für interne Zugänge (PW) und Bestände (INW).

Jetzt ist ein guter Zeitpunkt, um zu überprüfen, ob alle erforderlichen Informationen derzeit im System erfasst werden und ob deren Qualität eine korrekte Berichterstattung ermöglicht. Im Falle der Bestandsführung sind Daten im Zusammenhang mit dem Inventurprozess von besonderer Bedeutung.

4. Unterstützung verschiedener Bestandsbewertungsmethoden

Die bisherige JPK_MAG-Struktur unterstützte lediglich die Mengen-Wert-Methode. JPK_MAG(2) erweitert diesen Umfang auf alle vier im Rechnungslegungsgesetz vorgesehenen Bestandsbewertungsmethoden.

Für einige Organisationen kann dies bedeuten, dass sie ihre Buchführungspraktiken überprüfen und beurteilen müssen, wie sich die gewählte Methode auf den Berichtsprozess auswirkt.

Wie viel Zeit hat ein Unternehmen, um die JPK_MAG(2)-Datei einzureichen?

Die JPK_MAG-Datei wird auf Aufforderung der Steuerbehörde eingereicht. Nach Erhalt einer Aufforderung hat das Unternehmen mindestens drei Tage Zeit, die Datei vorzubereiten und einzureichen. In begründeten Fällen ist es möglich, eine Verlängerung dieser Frist zu beantragen.

Obwohl drei Tage die gesetzlich festgelegte Mindestfrist sind, sollte bedacht werden, dass die Aufbereitung der Daten unter Umständen die Einbindung vieler Abteilungen innerhalb des Unternehmens erfordert. Daher sollte die Vorbereitung zur Erstellung der Datei nicht erst bis zum Eingang einer Aufforderung aufgeschoben werden.

Wo sollte man mit der Vorbereitung auf JPK_MAG(2) beginnen?

Für Unternehmen, die SAP einsetzen, ist die Analyse von vier Schlüsselbereichen ein guter Ausgangspunkt:

• die Verknüpfung der Bestandsdaten mit der KSeF-Nummer,
• die Vollständigkeit der für die Abschnitte PW und INW erforderlichen Daten,
• die Auswirkungen der neuen Struktur auf die Berichtsprozesse,
• die Bereitschaft des Systems zur Generierung der erforderlichen Daten.

Diese Analyse ermöglicht es Ihnen, potenzielle Datenlücken frühzeitig zu erkennen und den Umfang der notwendigen Änderungen zu ermitteln.

Zusammenfassung

JPK_MAG(2) ist nicht nur eine Aktualisierung der Berichtsstruktur. Für viele Unternehmen wird dies eine Überprüfung der Verknüpfungen zwischen Bestandsdaten, Finanzdaten und Informationen aus dem KSeF erfordern.

Je früher diese Analyse durchgeführt wird, desto einfacher wird es sein, die Auswirkungen der neuen Anforderungen auf die Geschäftsprozesse und die SAP-Umgebung zu bewerten, bevor diese im Jahr 2027 in Kraft treten.

FAQ – häufig gestellte Fragen