STANDARD AUDIT FILE: EINE DATEI FÜR EXPERTEN

Seit 2017 sind auch kleine und mittlere Unternehmen in Polen davon betroffen: Standart Audit File. Das ist eine einheitliche Kontrolldatei im Format eines XML-Files, die Unternehmen monatlich den polnischen Steuerbehörden übersenden müssen. Diese neue Regelung stellt vor allem viele kleine und mittlere Unternehmen vor neuen und unerwarteten Herausforderungen, denn die Buchhaltung ist oftmals nicht automatisiert und wird manuell erstellt. Nun müssen diese Unternehmen eine SAF-unterstützenden Anwendung implementieren, was viele Tests erfordert und sehr sorgsam erfolgen. Diese Tests umfassen zwei wichtige Bereiche: Die Überprüfung der Qualität der Softwareverbindung zum Server der Behörde und die Richtigkeit der generierten Dateien, die das Software-Programm generiert.

Die Verbindung zum Server der Behörde kann zwar getestet werden, aber nur mit einfachen Beispieldaten, wie z.B. der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, was vom Ministerium wiederum nicht empfohlen wird. Die einzige Option, die zur Verfügung gestellt wird, ist ein Tool für Programmierer, welches tiefe technische Kenntnisse erfordert.

Die Richtigkeit der XML-Datei kann vor dem monatlichen Versand in einer allgemein verfügbaren Anwendung getestet werden. Jedoch ist dies erst möglich, wenn die die XML-Datei bereits fertig gestellt wurde. Somit werden echte Daten, die eine hohe Sensibilität haben, in ein Programm hochgeladen, das nur in einem Browser zur Verfügung gestellt wird – eine fragliche Vorgehensweise in Bezug auf Datensicherheit.

Die SAF-Anwendung von Apollogic überprüft die Datei in mehreren Stufen. Wenn die Dateien aus einem SAP-File generiert werden, wird die XML-Datei entsprechend den Anforderungen des Ministeriums erstellt. In der Versandphase wird auf die Übereinstimmung mit dem Muster geprüft. Jedes Eingabefeld wird zudem bereits bei der Eingabe, sowohl auf die Vollständigkeit, als auch auf das Datenformat, überprüft. Dies verhindert die Eingabe fehlerhafter Daten, wie beispielsweise Ziffern im Datumfeld. Ein solcher Fehler führt bereits zur Ablehnung des Berichts durch den Server der Behörden.