Przeciwdziałanie zatorom płatniczym

Nowelizacja ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych weszła w życie na początku 2020 roku. Jej celem jest ograniczenie zatorów płatniczych związanych ze znacznym przedłużaniem terminu regulowania zobowiązań. Przepisy nakładają dość dużo obostrzeń związanych ze współpracą biznesową na linii dostawca – odbiorca. Obecnie po roku obowiązywania znowelizowanej ustawy możemy dostrzec coraz więcej obszarów, których dotykają nowe regulacje. Warto upewnić się, że wewnętrzne procedury firmy są gotowe sprostać wymaganiom, a na wypadek kontroli UOKiK – pozwolą sprawnie uzyskać potrzebne dane.

Najistotniejsze zmiany dotyczą następujących obszarów:
✓ Ograniczenie maksymalnych terminów płatności, w szczególności dla dużych przedsiębiorców w przypadku, gdy wierzycielem jest podmiot z sektora MŚP,
✓ Wyższe odsetki za opóźnienia w regulowaniu,
✓ Obowiązek składania raportów realizowanych terminów płatności przez największe podmioty,
✓ Możliwość korzystania z tzw. ulgi na złe długi w PIT i w CIT oraz obciążenia dłużnika rekompensatą za koszty odzyskania należności.

Kontrola nadmiernych opóźnień należy do kompetencji UOKiK. Urząd podejmuje decyzję o wszczęciu postępowania, które może zakończyć się nałożeniem kary pieniężnej. Możliwe jest również wymierzenie administracyjnej kary finansowej w sytuacji, gdy dojdzie do utrudniania postępowania. Istotne jest więc, aby mieć możliwość dostarczenia organom wszelkich materiałów i dowodów wymaganych w trakcie kontroli. Zgromadzenie ich nie jest trywialną sprawą.

Szereg obszarów znajdzie swoje odzwierciedlanie w systemie finansowo-księgowym. Są kroki, które powinny zostać zaplanowane w każdym przedsiębiorstwie, niezależnie od jego rozmiarów. Korzystna będzie analiza obecnie obowiązujących kontraktów pod kątem ustalonych terminów płatności. Warto znać status partnerów handlowych – tj. posiadać informacje, czy są dużymi czy małymi/średnimi podatnikami. Informacje te można ująć w kartotekach kontrahentów. Należy przeanalizować faktycznie realizowane terminy płatności, ich zgodność z umową oraz z przepisami.

Warto przygotować system SAP do raportowania informacji o stosowanych terminach płatności. Pomimo tego, że praktyka wskazuje, iż uzyskanie wiarygodnych danych to czasochłonna praktyka – wyniki analizy często zaskakują i są przyczynkiem do zmian w codziennych procedurach związanych z płatnościami. Kluczowe jest opracowanie procedury uzyskania tych informacji z systemu – w tym celu można skorzystać z szeregu standardowych raportów i funkcjonalności w SAP.

Wsparciem w zwalczaniu przedłużających się terminów płatności będzie proces ich monitorowania (dunning) czy też funkcjonalność kalkulacji odsetek. Skonfigurowanie ich w systemie SAP nie jest kosztowne, a może usprawnić codzienne funkcjonowanie działu należności. Warto być również przygotowanym na skorzystanie z możliwości rekompensat czy ulg na złe długi. W tym przypadku zaprojektowanie procesu księgowania może odbyć się niewielkim nakładem pracy.

Warto mieć świadomość, w jaki sposób system SAP wspiera użytkowników w przestrzeganiu przepisów w ramach standardowych funkcjonalności, bez konieczności kosztownego dostosowywania bądź tworzenia rozwiązań na zamówienie.