Strategiczne zaopatrzenie z SAP Ariba Guided Sourcing

Zdobywanie nowych, pewnych dostawców wymaga od kupców wiele pracy, czasu i zaangażowania. Negocjowanie najlepszych umów również wiąże się z koniecznością zapewnienia odpowiedniego wsparcia. Rozwiązanie SAP Ariba dostarcza narzędzia pomagające w usprawnieniu tego procesu. Funkcjonalność Guided Sourcing daje użytkownikom dostęp do uproszczonego i intuicyjnego interfejsu, dzięki któremu skraca się czas tworzenia i obsługi zdarzeń związanych z pozyskiwaniem źródeł zaopatrzenia. W efekcie zwiększają się oszczędności organizacji i wzrasta efektywności pracy kupców.

SAP Ariba Guided Sourcing jest bezpłatnym rozszerzeniem SAP Ariba Sourcing – wszyscy klienci korzystający do tej pory z klasycznego interfejsu mają możliwość włączenia funkcji Guided Sourcing. Oba systemy mogą istnieć równocześnie – nie ma potrzeby przenoszenia od razu wszystkich procesów do nowego interfejsu.

Tworzenie zdarzenia sourcingowego w o połowę krótszym czasie

Guided Sourcing umożliwia użytkownikom stworzenie zakupowych zdarzeń elektronicznych – nie ma potrzeby nawigowania po różnych zakładkach aplikacji. Tworzenie zdarzenia i zarządzanie nim odbywa się cały czas z tego samego poziomu.

Użytkownicy Guided Sourcing otrzymują dostęp do nowego pulpitu nawigacyjnego – For You. Jest to główne miejsce do tworzenia, przeglądania, monitorowania i nagradzania zdarzeń sourcingowych. Pulpit ten zapewnia wgląd do aktualizowanych w czasie rzeczywistym statusów zdarzeń oraz bezpośredni dostęp do ostatnio stworzonych lub zmienionych postępowań. Kupcy widzą również podsumowanie z podziałem na liczbę zdarzeń według statusu oraz szybkie linki do zdarzeń, kontraktów i czynności do wykonania.

Kupiec ma kilka opcji konfigurowania nowego zdarzenia. Można przygotować całe zdarzenie od podstaw (z szablonu), skopiować już istniejące lub skorzystać z funkcji inteligentnego importu z programu Microsoft Excel. Ta ostatnia opcja pozwala użytkownikom w prosty sposób kreować przetargi z wykorzystaniem dostosowanego dokumentu cenowego w postaci arkusza programu Excel, z którego SAP Ariba automatycznie zmapuje zaimportowane dane do poprawnych warunków systemowych. Po utworzeniu zdarzenia można w łatwy sposób monitorować jego status, przeglądać i analizować otrzymane oferty oraz porównywać scenariusze nagradzania wybranych pozycji.

Aby upewnić się, że dostawcy zaproponują najlepsze ceny, Guided Sourcing oferuje prowadzenie wielu rund tego samego wydarzenia. Za pomocą zaledwie kilku kliknięć można wybrać lub usunąć dostawców do kolejnej rundy, a następnie po prostu ją uruchomić. Guided Sourcing zapewnia także dostęp do wszystkich treści postępowania bez konieczności przewijania za pośrednictwem funkcji pełnego ekranu. Przekłada się to na krótszy czas analizowania treści zdarzenia i porównywania ofert. Co więcej, możliwe jest zbudowanie raportu porównującego otrzymane oferty i dostosowanie go do potrzeb organizacji.

Wszystko to sprawia, że znacząco poprawia się efektywność pracy kupców, którzy pozyskany w ten sposób czas mogą przeznaczyć na strategiczne zadania.

Rozwiązanie wygodne dla użytkowników

Aby jeszcze bardziej poprawić użyteczność aplikacji i skrócić czas uczenia się użytkowników, kupcy mogą skorzystać z Asystenta Sieciowego, by uzyskać natychmiastowy dostęp do pomocnych wskazówek, a także przewodników po procesie tworzenia zdarzeń, które pomagają użytkownikom w nawigowaniu po zadaniach.

W przypadku wątpliwości wystarczy, że użytkownik kliknie ikonę znaku zapytania w prawym górnym rogu strony i wyszuka najbardziej interesujące hasła lub wybierze przewodnik, zgodnie z którym zechce przejść przez procedurę tworzenia procesu. Widoczne kafelki z pomocą kontekstową dostarczają informacji o funkcjach dostępnych na aktywnych ekranach, dzięki czemu kupcy mają łatwy i szybki dostęp do poszukiwanych zagadnień. Klasyczne centrum pomocy SAP jest również cały czas dostępne.

Wydajniejsza komunikacja

W zakresie usprawnienia współpracy pomiędzy wewnętrznymi interesariuszami a dostawcami, Guided Souring oferuje rozwiązanie znane z komunikatorów internetowych. Funkcja wiadomości została przeniesiona na widok tworzenia zdarzenia, dzięki czemu nie ma potrzeby przełączania się między zakładkami i komunikacja może być monitorowana na bieżąco. Zwiększa to pewność, że wiadomości nie zostaną przeoczone, a sama ich wymiana jest szybsza i bardziej intuicyjna dla kupców obsługujących postępowanie. Wiadomości wysyłane za pośrednictwem tego czatu przekazywane są również e-mailowo do wskazanych użytkowników.

Raportowanie z poziomu zdarzenia

Celem SAP Ariba Guided Souring jest ułatwienie kupcom dokonania najlepszych wyborów, dlatego wprowadzono możliwość analizowania ofert uczestników postępowania i szczegółowego porównywania ich zarówno w przypadku postępowań jedno-, jak i wielorundowych. Aby zobaczyć, jak zmieniały się oferty dostawców podczas postępowania, kupcy mogą posłużyć się raportem historii ofert. Raport ten zawiera wszystkie złożone przez uczestników oferty, wraz z datą i godziną ich złożenia oraz rankingi najnowszych ofert.

W celu porównania wartości złożonych propozycji najlepiej wykorzystać raport porównania ofert, w którym można przeanalizować dane według pozycji, dostawcy lub rundy. Co więcej, kupiec ma możliwość skonfigurowania tego raportu tak, by zawierał jedynie te informacje, które są dla niego istotne przy podejmowaniu decyzji o nagrodzeniu dostawcy. Istnieje opcja zapisania swojej konfiguracji raportu, by ponownie skorzystać ze swoich ustawień w przyszłych postępowaniach.

Jakie korzyści oferuje SAP Ariba Guided Sourcing?

Reasumując, główną zaletą nowego interfejsu użytkownika jest możliwość tworzenia zdarzeń sourcingowych szybko i efektywnie, ponieważ nie ma potrzeby przełączania się między stronami. Przekłada się to bezpośrednio na większe zadowolenie użytkowników z korzystania z systemu oraz na przyspieszenie obsługi postępowań sourcingowych. Jednak Guided Sourcing to nie tylko zmiana wyglądu. To także przejrzysty i szczegółowy sposób porównywania ofert oraz możliwość tworzenia zdarzeń wieloetapowych, dający gwarancję pozyskania i wyboru najlepszej oferty, dzięki czemu organizacje zwiększają swoje oszczędności i optymalizują procesy związane z pozyskiwaniem źródeł zaopatrzenia.

Chcesz wdrożyć SAP Ariba Guided Sourcing w swojej organizacji? Umów się z nami na analizę obecnych procesów. Podczas spotkania omówimy najlepszy plan wdrożenia tego rozwiązania.