Guided Buying (geführter Einkauf) in Ariba SNAP

Einkaufsprozesse in Unternehmen sind oft zu kompliziert, wodurch sich die Kaufdauer verlängert und unnötig mehr Ressourcen verbraucht werden.

Dank der Möglichkeit, Einkäufe in einem freundlichen, intuitiven und attraktiven Interface zu machen, bringt Ariba Guided Buying die Bestellung von Materialien und Dienstleistungen auf eine neue, höhere Ebene.

Was ist Guided Buying?

Guided Buying setzt den Kauf in kürzester Zeit voraus, was sich in der „3-Klicks-and-a-Buy“-Methode praktisch widerspiegelt. Ein solcher Weg ist dank der eingeführten Einkaufspolitik und der Auswahl bevorzugter Lieferanten möglich.

„Guided Buying stützen unsere Prinzipien in der Art und Weise, wie es in den Einkaufsprozess eingebettet ist, und dank diesem verfolgen wir den Prozess, was den Erfolg garantiert. Der Erfolg garantiert dann den Wachstum!”
Die Quelle

Guided Buying ist ein Teil von Ariba SNAP. Dieses System wurde so konzipiert, um den Zeit- und Kostenaufwand für Einkaufsprozesse zu reduzieren. Die mit den besten Praktiken konfigurierte Lösung ermöglicht die Automatisierung und Vereinheitlichung von Transaktionen mit Lieferanten.

Ariba SNAP bietet alle notwendigen Funktionalitäten, die das Unternehmen benötigt, um den Kaufprozess zu kontrollieren und seine Kosten zu senken. Und all das erfordert nur eine 12-wöchige Implementierung.

Das größte Lieferanten-Netzwerk

Der erste Schritt zur Vereinfachung des Einkaufs besteht darin, die beste Lieferquelle zu finden.

Die Verbindung mit der Ariba Network-Lösung ermöglicht den Zugriff auf die Zusammenarbeit mit über 3 Millionen Lieferanten. Dieses riesige Netzwerk ermöglicht die weltweite Öffnung von Unternehmen für die Zusammenarbeit mit einer großen Anzahl von Partnern aus der ganzen Welt.

Die direkte Verbindung mit Lieferanten bietet jedem Mitarbeiter die Möglichkeit, Angebotsanfragen („3-Bids-and-a-Buy”) an ausgewählte Lieferanten zu senden. Dank Ariba Network senden die Lieferanten die Angebote, auf deren Grundlage das beste Angebot ausgewählt wird, der dann in einen Vertrag oder eine Bestellung umgewandelt wird. Diese Einkaufsplattform bietet zudem die Möglichkeit, die Risiken einzelner Lieferanten auch unter Berücksichtigung der Ethik ihrer Prozesse zu überprüfen.

Vertragsmanagement bei Ariba SNAP

Verträge sind ein untrennbarer Bestandteil einer solchen Zusammenarbeit. Ariba SNAP bietet ein großartiges Werkzeug zum Verwalten und Erstellen von Verträgen. Dadurch erhält der Benutzer eine permanente Kontrolle über die Verträge.

Das System verfügt auch über ein Benachrichtigungssystem für wichtige Ereignisse, z. B. einen Vertragsablauf oder die Erschöpfung seines Werts. Käufer haben die Möglichkeit, Rechnungen unter Umgehung der Bestellung den Verträgen zuzuordnen, wodurch die Anzahl der ausgetauschten Dokumente reduziert wird.

Digitalisierung von Dokumenten

Allerdings basieren nicht alle Transaktionen mit Lieferanten auf Verträgen und hier kommt der dritte Schritt – elektronische Bestellungen und Rechnungen. Ariba SNAP beendet die Ära des analogen Dokumentenaustausches und führt die Organisation in einem Tag in die Digitalisierung ein.

Dank dem Ariba Network zirkulieren Dokumente aus der Bestellung, Bestätigung des Empfangs, Informationen über die Sendung, und die Rechnung selbst zwischen dem Lieferanten und dem Käufer nur innerhalb des Portals mit E-Mail-Informationen über ihren Empfang. Es verkürzt die Zeit des gesamten Prozesses und reduziert das Risiko von Fehlern in Dokumenten erheblich, da die Informationen mit minimalem Benutzereingriff vom Dokument in das Dokument übertragen werden.

Integration mit externen Systemen

Ein unbestreitbarer Vorteil der Lösung ist die Integration mit ERP-Systemen. Der Benutzer erhält dadurch die Möglichkeit, Basisdaten wie Adressen, Materialgruppen, Organisationsstruktur und Buchhaltungs-Dekretier-Daten zu migrieren. Basierend auf der Struktur des Systems generiert Ariba SNAP Workflow- und Benutzerdaten und die Bereitstellung ermöglicht die Automatisierung von Buchungen.

Integration ermöglicht auch die Automatisierung in Form der Replikation von Bestellungen und Rechnungen an das ERP-System. Daher sind Zugriff auf Einkaufsdokumente und die Kontrolle über diese auch über das Hauptverwaltungssystem der Organisation verfügbar.

Die gesamte Lösung bietet eine mobile Anwendung für iOS- und Android-Systeme, auf der Sie einkaufen, Genehmigungen durchführen oder einen zuvor gestarteten Prozess steuern können.

Guided Buying wandelt die Bestellung von Materialien und Dienstleistungen in einen einfachen und angenehmen Online-Einkauf um. In diesem Fall bietet die Verbindung mit Ariba SNAP jedoch Zugang zu einem professionellen Werkzeug, das die Käufe der einzelnen Unternehmen verändert und mit dem Wachstum von Unternehmen wächst und den Weg für die digitale Transformation ebnet.