Guided Buying: Proste i intuicyjne zakupy dla wszystkich pracowników

Procesy zakupowe w firmach są często zbyt skomplikowane, przez co wydłużają czas zakupu i pochłaniają niepotrzebnie więcej zasobów. Ariba Guided Buying, dzięki możliwości wykonywania zakupów w przyjaznym, intuicyjnym i atrakcyjnym interfejsie, przenosi zamawianie materiałów i usług na nowy, wyższy poziom.

Czym jest Guided Buying?

Guided Buying zakłada zakup w jak najkrótszym czasie, co ma swoje praktyczne odzwierciedlenie w metodzie “3-clicks-and-a-buy”. Taka ścieżka jest możliwa dzięki zaimplementowanej polityce zakupowej i wyborze preferowanych dostawców.

„Guided Buying egzekwuje nasze zasady w taki sposób w jaki osadzony jest nasz proces zakupowy, dzięki temu postępujemy zgodnie z naszymi procesem co gwarantuje nasz sukces. Nasz sukces gwarantuje nasz wzrost!”

Źródło

Guided Buying stanowi część Ariba SNAP. System ten zaprojektowano, aby zredukować czas i koszty procesów zakupowych. Skonfigurowane przy użyciu najlepszych praktyk rozwiązanie pozwala zautomatyzować i ujednolicić transakcje z dostawcami.

Ariba SNAP zapewnia wszystkie niezbędne funkcjonalności, których potrzebuje organizacja, aby kontrolować proces zakupowy i zmniejszyć jego koszt. A wszystko to i więcej wymaga jedynie 12-tygodniowego wdrożenia.

ariba snap shop

Największa sieć dostawców

Pierwsza krokiem do uproszczenia zakupów jest określenie najlepszego źródła dostawy.

Podłączenie do rozwiązania Ariba Network zapewnia dostęp do współpracy z ponad 3 milionami dostawców. Ta ogromna sieć daje możliwość globalnego otwarcia firm na współpracę z ogromną liczbą partnerów z całego świata.

ariba networksuppliers

Bezpośrednie połączenie z dostawcami daje możliwość każdemu z pracowników wysłania zapytań ofertowych (3-Bids-and-a-Buy) do wybranych dostawców. Dzięki Ariba Network dostawcy wysyłają w odpowiedzi oferty na podstawie których wybrana jest najlepsza propozycja, która następnie przekształcana jest w kontrakt lub zamówienie. Ta platforma zakupowa oferuje również możliwość weryfikacji ryzyka związanego z poszczególnymi dostawcami, uwzględniając nawet etykę ich procesów.

Zarządzanie kontraktami w Ariba SNAP

Nieodłączną częścią takiej współpracy są kontrakty. Ariba SNAP zapewnia świetne narzędzie do zarządzania i tworzenia kontraktów. Dzięki temu użytkownik zyskuje stałą kontrolę nad umowami.

ariba snap services

System posiada również system notyfikacji o ważnych wydarzeniach, takich jak kończący się kontrakt czy wyczerpanie jego wartości. Kupujący mają możliwość przypisania faktur do kontraktów, z pominięciem zamówienia, co zmniejsza ilość wymienianych dokumentów.

Digitalizacja dokumentów

Jednak nie wszystkie transakcje z dostawcami opierają się na kontraktach i tutaj pojawia się trzeci krok – elektroniczne zamówienia i faktury. Ariba SNAP kończy erę analogowej wymiany dokumentów i wprowadza organizację w dobę cyfryzacji.

Dzięki Ariba Network, dokumenty od zamówienia, potwierdzenia jego przyjęcia, informacji o wysyłce, po samą fakturę krążą między dostawcą a kupującym tylko w obrębie portalu z mailową informacją o ich otrzymaniu. Skraca to czas całego procesu oraz znacznie zmniejsza ryzyko popełnienia błędu w dokumentach, ponieważ informacje przenoszone są z dokumentu do dokumentu z minimalną ingerencją użytkownika.

Integracja z zewnętrznymi systemami

Niewątpliwą korzyścią rozwiązania jest integracja z systemami ERP. Dzięki niej użytkownik zyskuje możliwość migracji podstawowych danych takich jak adresy, grupy materiałowe, struktura organizacji czy dane dekretacji księgowych. Na podstawie struktury systemu, Ariba SNAP generuje workflow oraz dane użytkowników, a dekretacja pozwala na zautomatyzowanie księgowań.

Integracja umożliwia też automatyzację w postaci replikacji zamówień i faktur do systemu ERP. Dzięki temu dostęp do dokumentów zakupowych oraz kontrola nad nimi są dostępne również z głównego systemu zarządzania organizacją.

Całe rozwiązanie daje do dyspozycji aplikację mobilną na systemy iOS oraz Android, w której można robić zakupy, wykonywać zatwierdzenia czy kontrolować rozpoczęty wcześniej proces.