Ile zajęłaby budowa Koloseum z SAP Ariba?

Anna Kolinczat, Konsultantka SAP Ariba
- 12 października 2018
- Trendy w SAP-ie
- 4 min

Czy Koloseum i Taj Mahal powstałyby bez efektywnej sieci dostawców, zamówień i osób zarządzających dostawami?
Sam fakt powstania tych “cudów świata” stanowi namacalny dowód na to, że procesy zakupowe są stare jak nasza cywilizacja. Te budynki powstawały czasem setki lat – i to bez zaawansowanych, dedykowanych narzędzi.
Jak przebiegałyby teraz te przedsięwzięcia, jeśli dawne cywilizacje miałyby na wyciągnięcie ręki najnowocześniejsze rozwiązania, dostępne w dowolnym momencie i z każdego miejsca na świecie?
Po światowym kryzysie ekonomicznym, działy zakupów nabrały nowego znaczenia dla kadr zarządzających przedsiębiorstwami. Stały się miejscem kontroli kosztów i znajdowania oszczędności.
Managerowie ds. zakupów zdali sobie sprawę, że dobry kupiec w zespole to realne pieniądze dla firmy.
Kim jest „dobry zakupowiec”?
Najpierw jednak należy zadać pytanie – kim właściwie jest ten “dobry zakupowiec”? Na to pytanie odpowiedzieli mi sami specjaliści pracujący od lat w strategicznych działach procurementu.
Rola zakupowca zmieniła się na przestrzeni ostatnich lat. Nie zajmujemy się już jedynie przetwarzaniem zapotrzebowań i składaniem zamówień. Teraz stanowimy spójny element firmy, który wpływa na jej rentowność i innowacyjność.
Nie skupiamy się już tylko na pracy zgodnie z zasadą “5$ less”. Wprowadzamy za to długofalowe strategie w określonych obszarach tak, aby umożliwić dokonywanie dynamicznych zmian w innych. Modyfikacje te wtedy często wynikają z potrzeby chwili i klienta albo trendów na rynku.
Coraz częściej sami pracujemy nad wdrożeniem lub promowaniem zmian w procesach produkcyjnych. Wszystko to w celu obniżenia kosztów.
Proste taktyki, jak zmiana firmy A na firmę B to już przeżytek. Zakupowiec z prawdziwego zdarzenia potrafi patrzeć dalej niż jego dział. Stara się zrozumieć wpływ swoich działań na sytuację w innych obszarach firmy, zachowuje holistyczne podejście do procesów i posiada szeroką wiedzę – nie tylko komercyjną, ale też techniczną, prawną i logistyczną. Przydaje się tu też kontekst polityczny i sytuacja geopolityczna, które mogą obejmować ich wpływ na rynki i bazę dostawców.
-mówi Jarosław Plewniok, Global Category Specialist z kilkuletnim doświadczeniem w zakupach dla branży automotive.
Podobne stanowisko przedstawił Jacek Krajnik, Indirect Buyer:
Buyer to osoba odporna na stres, mająca na oku cały obraz „pola bitwy”. To ktoś, kto potrafi myśleć i planować oraz w konsekwencji realizować swoje cele na czas.
Zarządza on równocześnie bieżącymi kontraktami w kategoriach produktowych, za które jest odpowiedzialny.
Cały czas szuka “savignów” – nowych, lepszych towarów z wartością dodaną. Przez cały czas jest świadomy swojej roli w optymalizacji procesu. Jedną z najistotniejszych kwestii stanowi dla niego współpraca nie tylko z dostawcami, lecz także z pracownikami swojej firmy – to właśnie od nich wypływa zapotrzebowanie na dany towar.
Buyer to łącznik pomiędzy zakładem a dostawcą, którego zadaniem jest wyszukanie i rekomendacja najlepszego produktu lub usługi. Przez najlepszy rozumiem taki, który odpowiada w stu procentach wymaganiom specyfikacji, za najlepszą cenę na rynku. Podsumowując, określenie Buyera jako pracownika wszechstronnego nie uznałbym w tym przypadku za przesadę.
SAP ARIBA – kompleksowe wsparcie dla zakupowca
Jak wspomnieli nasi specjaliści, dzisiaj praca w zakupach przypomina “bitwę”, w której nie zawsze wystarczają stalowe nerwy i doświadczenie. Prawdziwa “broń” Buyera to jego wiedza ekspercka połączona z solidnym narzędziem do analizy, sourcingu, zarządzania bazą dostawców oraz dokumentacją.

Analiza i planowanie w zakupach
Etap analizy jest kluczowy w kontekście szukania oszczędności.
To właśnie za pomocą raportów jesteśmy w stanie stwierdzić, na którym etapie procesu firma ponosi największe koszty i gdzie można je ograniczyć.
Zakupowcy jednoznacznie wskazują brak spójności danych i małą elastyczność w tworzeniu raportów jako największy problem w tej kategorii.
Tak mówi o tym Jacek Krajnik:
Jeśli pracujemy na dwóch systemach jednocześnie, np. SAP SRM i SAP ERP z modułem MM, dane niejednokrotnie są rozbieżne, przez co konsolidacja informacji z obu systemów w postaci jednego raportu okazuje się często niemożliwa.
Z podobnym problemem mierzy się Jarosław Plewniok:
Rozbieżność w nomenklaturze, klasyfikacji materiałów i grup materiałowych pomiędzy działem zakupów a innymi działami firmy (jak finanse czy produkcja) potrafi przysporzyć wielu problemów.
Jednym z nich jest otrzymanie różnych wartości przy generowaniu raportów obrotów z w kilku różnych transakcjach. Przykładowo, niewidoczne będą obroty wynikające ze współpracy w oparciu o skład konsygnacyjny. Z kolei coś, co ja nazwę materiałem np. mysz do komputera i klasyfikuję jako „IT hardware”, lider linii laminowania zamówi pod grupą materiałową o nazwie „laminating materials”, ponieważ chce przypisać ten materiał do swojego centrum powstawania kosztów.
Sprawa jeszcze bardziej komplikuje się w momencie kiedy firma posiada kilkadziesiąt oddziałów, zakładów produkcyjnych (plantów) na całym świecie.
Kolejny problem, z którym spotyka się Category Manager wiąże się z podglądem historii zapytań do dostawcy i planowaniem:
Przy szukaniu oszczędności niezbędne są szczegóły umożliwiające zrozumienie “cost model”, jaki dostawca wypracował na określoną usługę.
Weźmy dla przykładu serwis ustawienia rusztowań do prac remontowych. Znając historyczny model kosztów, jesteśmy w stanie wyszczególnić koszt roboczogodziny pracownika, materiał (często w m3) i czas w jakim rusztowanie zostało przygotowane.
W przypadku posiadania systemu pozwalającego na zachowanie historycznych zapytań, zyskujemy dwie korzyści. Jeśli do firmy dołącza, niedoświadczona osoba, jest w stanie od razu podejrzeć stare RFX-y i sprawdzić na co zwrócić uwagę oraz poznać ceny historyczne.
Druga ważna kwestia to negocjacje z finalnymi dostawcami. Mając w tym przypadku transparentność (“visibility”), automatycznie uzyskujemy też odpowiedzi na pytania:
- Czy poszczególne składowe cen różnych dostawców mieszczą się w podobnych zakresach?
- Czy mocno się różnią?
Rozwianie tych wątpliwości otwiera często drzwi do negocjacji.
-twierdzi Jarosław Plewniok.
SAP Ariba – moduł analizy
Jak takie i inne problemy rozwiązuje platforma SAP Ariba? Ustawiając ją jako główne źródło danych i narzędzie do obrotu dokumentów działu zakupów redukujemy ryzyko rozbieżności informacji przy generowaniu raportów.
System dostarcza usługi zbierania, filtrowania i uzupełniania danych. Zapewnia dzięki temu sprawne zarządzanie wydatkami. Uspójnione informacje można dodatkowo wzbogacać o dane z bazy D&B (Dun&Bradstreet). Pomagają one w ocenie dostawcy pod względem ryzyka (Risk Management).
Nowoczesny i przejrzysty wygląd wykresów oraz predefiniowane raporty umożliwiają łatwe przetwarzanie danych. W razie konieczności, raporty możemy zapisać też w formacie pliku Excel.
Dział Analizy Ariba, tzw. SAP Ariba Spend Visibility Professional zawiera z kolei poszczególne kategorie raportowania:
- dotyczące dokumentów – Faktury oraz Zamówienia,
- podstawowe dane finansowe dostawcy,
- dane porównawcze towaru ( benchmark – CPI oraz PPI),
- raporty niestandardowe (cross-tables),
- raporty dotyczące grup materiałowych (UNSPSC).
Dostęp do wszystkich raportów i wykresów zyskujemy w postaci przyjaznego i funkcjonalnego dla użytkownika widoku. W tym miejscu warto pamiętać, że Aribę umieszczono w chmurze.
W praktyce oznacza to, że Buyer może podglądać raporty i wykresy z danymi w czasie rzeczywistym na dowolnym urządzeniu z dostępem do Internetu.
Chcesz poznać możliwości SAP Ariba?
- On 12/10/2018
0 Comments