Krajowy System e-Faktur – czas start!

Bartosz Taberski, Konsultant SAP SRM, SAP Finance

11 października 2021
Aktualności prawne
2 min

Aktualizacja z dnia 26 kwietnia 2024 r.

Ministerstwo Finansów podało nowe daty wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur. Zgodnie z najnowszymi ustaleniami, system wejdzie w dwóch etapach:

1 lutego 2026 roku dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży przekroczyła 200 mln zł,
1 kwietnia 2026 roku dla wszystkich pozostałych przedsiębiorców.

Istnieje kilka istotnych powodów, dla których zaleca się wcześniejsze przygotowanie do implementacji:

Zapewnienie stabilności: Rozpoczynając projekt wdrożenia wcześniej, firma zyskuje dodatkowy czas na testowanie i dostosowywanie systemu, minimalizując tym samym ryzyko błędów i problemów, jakie mogą wystąpić przy pośpiechu.
Czas na szkolenia i adaptację pracowników: Wcześniejsze wdrożenie daje więcej czasu na szkolenie pracowników i adaptację do nowego systemu. To z kolei może zwiększyć efektywność użytkowania systemu i zmniejszyć ryzyko błędów.
Możliwość testowania i optymalizacji: Rozpoczęcie procesu wcześniej pozwala na dogłębne testowanie systemu oraz jego optymalizację. Daje to możliwość wykrycia i rozwiązania potencjalnych problemów przed oficjalnym terminem wdrożenia.
Zapewnienie ciągłości biznesowej: Wcześniejsze wdrożenie KSeF umożliwia płynne przechodzenie do nowego systemu, nie zakłócając ciągłości operacji biznesowych, co jest kluczowe dla utrzymania stabilności firmy.
Unikanie przeciążenia działu IT: Rozpoczęcie projektu wcześniej pozwala uniknąć przeciążenia działu IT w ostatniej chwili, co często zdarza się przy próbach szybkiego wdrożenia skomplikowanych systemów.

W czwartek 7 października br. Ministerstwo Finansów na swych stronach internetowych wystosowało do firm informatycznych zaproszenie do testowania pilotażowego programu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Opublikowano również specyfikację dotyczącą komunikacji z KSeF oraz udostępniono narzędzia informatyczne w wersji testowej pozwalające na:

✓ zastosowanie samodzielnie wygenerowanych podpisów i pieczęci autoryzacyjnych,
✓ przekazanie faktury do Krajowego Systemu e-Faktur za pomocą udostępnionego API w trybie wsadowym lub interaktywnym,
✓ pobranie UPO z listą faktur wysłanych we wsadowej paczce lub w trakcie trwania interaktywnej sesji.

Udział w pilotażu nie wymaga żadnego zgłoszenia, a dostęp do wersji testowej oprogramowania umożliwiono za pośrednictwem ogólnodostępnej strony internetowej. Faktury wysłane podczas testów nie mają żadnych skutków prawnych i po pewnym czasie będą usuwane z KSeF.

Aby zebrać jak najwięcej opinii, Ministerstwo Finansów zachęca testujących do wysyłania uwag lub propozycji ewentualnych modyfikacji, bo już od stycznia 2022 r. polscy przedsiębiorcy będą mogli oficjalnie korzystać z e-Faktury jako jednej z dopuszczonych form dokumentowania sprzedaży, obok faktur papierowych. Według ostatnio przyjętego przez Sejm projektu zmian ustawy o VAT w 2023 r. korzystanie z e-faktury stanie się obligatoryjne.