KSeF – dlaczego warto z wyprzedzeniem rozpocząć przygotowania do wdrożenia rozwiązania?

Nowe terminy wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur

W wyniku konsultacji społecznych Ministerstwo Finansów podjęło decyzję o przesunięciu obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Nową datą wejścia w życie obligatoryjnego KSeF jest 1 lipca 2024 r., a dla podatników zwolnionych podmiotowo z VAT – 1 lipca 2025 r.

Mimo przesunięcia obowiązku stosowania nowego modelu e-fakturowania firmy powinny już teraz zadbać o integrację z rządowym systemem. Samo wdrożenie KSeF może trwać nawet kilka miesięcy i wymagać od przedsiębiorców reorganizacji procesów biznesowych.

Dlaczego warto już teraz rozpocząć przygotowania do KSeF?

Obecnie korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur jest dobrowolne, jednak warto z wyprzedzeniem dostosować wewnętrzne procedury księgowe do wprowadzenia e-faktur. Poniżej przedstawiam kilka argumentów, które mogą przekonać przedsiębiorców do szybkiego wdrożenia KSeF.

Czas na realizację projektu zgodnie z najlepszymi praktykami

Dostosowanie systemu do integracji z rządowym KSeF może zająć nawet kilka miesięcy. Zadanie to najprawdopodobniej dotyczyć będzie nie tylko działu księgowości, ale również przedstawicieli innych zespołów w firmie. Wcześniejsze wdrożenie pozwoli na realizację projektu bez opóźnień i zgodnie z najlepszymi praktykami.

Bezpieczeństwo i większy komfort użytkowania rozwiązania

Istotnym elementem wdrożenia są testy z udziałem użytkowników końcowych. Poświęcenie na ten etap odpowiednio dużo uwagi umożliwi członkom działów finansowo-księgowych zapoznać się z działaniem rozwiązania i wskazać ewentualne obszary wymagające udoskonalania, z kolei firmy wdrożeniowe będą mogły dostosować narzędzie do indywidualnych potrzeb firmy. To z kolei zapewni użytkownikom komfort w momencie wejścia w życie obowiązku wystawiania i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem KSeF.

Dostosowanie procesów do wymogów KSeF

Obowiązek korzystania z KSeF będzie wymagał od przedsiębiorców dostosowania procedur obowiązujących w firmie. Warto zauważyć, iż nie będą to jedynie procesy IT, ale także operacje biznesowo-księgowe, takie jak wystawianie i akceptacja faktur oraz rozliczanie podatków. Wcześniejsze wdrożenie zapewni przestrzeń na poprawę i przeprojektowanie wewnętrznych procedur lub adaptację systemu SAP.

Szybsze korzystanie z usprawnień, które oferuje KSeF

Głównym założeniem Krajowego Systemu e-Faktur jest przyspieszenie komunikacji na linii podatnik – organy administracji, a także uszczelnienie systemu podatkowego. Szybsze przygotowanie przedsiębiorstwa do tego obowiązku pozwoli na korzystanie z szeregu udogodnień, które oferuje wcześniejsza implementacja KSeF.

Wśród korzyści wynikających z wdrożenia rozwiązania do obsługi e-faktur warto wymienić:

• krótszy termin zwrotu VAT,
• zniesienie obowiązku wystawiania faktur sprzedaży w JPK (faktury wysyłane do KSeF nie będą uwzględniane w raportach JPK FA),
• ograniczenie ryzyka wystąpienia błędów ludzkich dzięki automatyzacji procesów.

Przesunięcie obowiązku korzystania z KSeF o pół roku daje przedsiębiorcom więcej czasu na odpowiednie przygotowanie się do rewolucji w rozliczeniach podatkowych. Aby mieć pewność, że firma będzie na czas gotowa na nowy system e-fakturowania, warto już teraz zainteresować się wdrożeniem rozwiązania automatyzującego wysyłkę i odbiór e-faktur.