KSeF – dlaczego warto z wyprzedzeniem rozpocząć przygotowania do wdrożenia rozwiązania?
Karolina Kędzia, Konsultantka SAP Finance
- 1 marca 2023
- Aktualności prawne
- 3 min
Aktualizacja z dnia 26 kwietnia 2024 r.
Ministerstwo Finansów podało nowe daty wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur. Zgodnie z najnowszymi ustaleniami, system wejdzie w dwóch etapach:
- 1 lutego 2026 roku dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży przekroczyła 200 mln zł,
- 1 kwietnia 2026 roku dla wszystkich pozostałych przedsiębiorców.
Istnieje kilka istotnych powodów, dla których zaleca się wcześniejsze przygotowanie do implementacji:
- Zapewnienie stabilności: Rozpoczynając projekt wdrożenia wcześniej, firma zyskuje dodatkowy czas na testowanie i dostosowywanie systemu, minimalizując tym samym ryzyko błędów i problemów, jakie mogą wystąpić przy pośpiechu.
- Czas na szkolenia i adaptację pracowników: Wcześniejsze wdrożenie daje więcej czasu na szkolenie pracowników i adaptację do nowego systemu. To z kolei może zwiększyć efektywność użytkowania systemu i zmniejszyć ryzyko błędów.
- Możliwość testowania i optymalizacji: Rozpoczęcie procesu wcześniej pozwala na dogłębne testowanie systemu oraz jego optymalizację. Daje to możliwość wykrycia i rozwiązania potencjalnych problemów przed oficjalnym terminem wdrożenia.
- Zapewnienie ciągłości biznesowej: Wcześniejsze wdrożenie KSeF umożliwia płynne przechodzenie do nowego systemu, nie zakłócając ciągłości operacji biznesowych, co jest kluczowe dla utrzymania stabilności firmy.
- Unikanie przeciążenia działu IT: Rozpoczęcie projektu wcześniej pozwala uniknąć przeciążenia działu IT w ostatniej chwili, co często zdarza się przy próbach szybkiego wdrożenia skomplikowanych systemów.
Nowe terminy wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur
W wyniku konsultacji społecznych Ministerstwo Finansów podjęło decyzję o przesunięciu obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Nową datą wejścia w życie obligatoryjnego KSeF jest 1 lipca 2024 r., a dla podatników zwolnionych podmiotowo z VAT – 1 lipca 2025 r.
Mimo przesunięcia obowiązku stosowania nowego modelu e-fakturowania firmy powinny już teraz zadbać o integrację z rządowym systemem. Samo wdrożenie KSeF może trwać nawet kilka miesięcy i wymagać od przedsiębiorców reorganizacji procesów biznesowych.
Dlaczego warto już teraz rozpocząć przygotowania do KSeF?
Obecnie korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur jest dobrowolne, jednak warto z wyprzedzeniem dostosować wewnętrzne procedury księgowe do wprowadzenia e-faktur. Poniżej przedstawiam kilka argumentów, które mogą przekonać przedsiębiorców do szybkiego wdrożenia KSeF.
Czas na realizację projektu zgodnie z najlepszymi praktykami
Dostosowanie systemu do integracji z rządowym KSeF może zająć nawet kilka miesięcy. Zadanie to najprawdopodobniej dotyczyć będzie nie tylko działu księgowości, ale również przedstawicieli innych zespołów w firmie. Wcześniejsze wdrożenie pozwoli na realizację projektu bez opóźnień i zgodnie z najlepszymi praktykami.
Bezpieczeństwo i większy komfort użytkowania rozwiązania
Istotnym elementem wdrożenia są testy z udziałem użytkowników końcowych. Poświęcenie na ten etap odpowiednio dużo uwagi umożliwi członkom działów finansowo-księgowych zapoznać się z działaniem rozwiązania i wskazać ewentualne obszary wymagające udoskonalania, z kolei firmy wdrożeniowe będą mogły dostosować narzędzie do indywidualnych potrzeb firmy. To z kolei zapewni użytkownikom komfort w momencie wejścia w życie obowiązku wystawiania i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem KSeF.
Dostosowanie procesów do wymogów KSeF
Obowiązek korzystania z KSeF będzie wymagał od przedsiębiorców dostosowania procedur obowiązujących w firmie. Warto zauważyć, iż nie będą to jedynie procesy IT, ale także operacje biznesowo-księgowe, takie jak wystawianie i akceptacja faktur oraz rozliczanie podatków. Wcześniejsze wdrożenie zapewni przestrzeń na poprawę i przeprojektowanie wewnętrznych procedur lub adaptację systemu SAP.
Przygotuj firmę na obowiązkowy KSeF
– obejrzyj webinar i dowiedz się jak dostosować system SAP
Szybsze korzystanie z usprawnień, które oferuje KSeF
Głównym założeniem Krajowego Systemu e-Faktur jest przyspieszenie komunikacji na linii podatnik – organy administracji, a także uszczelnienie systemu podatkowego. Szybsze przygotowanie przedsiębiorstwa do tego obowiązku pozwoli na korzystanie z szeregu udogodnień, które oferuje wcześniejsza implementacja KSeF.
Wśród korzyści wynikających z wdrożenia rozwiązania do obsługi e-faktur warto wymienić:
- krótszy termin zwrotu VAT,
- zniesienie obowiązku wystawiania faktur sprzedaży w JPK (faktury wysyłane do KSeF nie będą uwzględniane w raportach JPK FA),
- ograniczenie ryzyka wystąpienia błędów ludzkich dzięki automatyzacji procesów.
Przesunięcie obowiązku korzystania z KSeF o pół roku daje przedsiębiorcom więcej czasu na odpowiednie przygotowanie się do rewolucji w rozliczeniach podatkowych. Aby mieć pewność, że firma będzie na czas gotowa na nowy system e-fakturowania, warto już teraz zainteresować się wdrożeniem rozwiązania automatyzującego wysyłkę i odbiór e-faktur.
- On 01/03/2023
0 Comments