E-faktura obowiązkowa od 2023 roku

Bartosz Taberski, Konsultant SAP SRM, SAP Finance

9 lutego 2021
Aktualności prawne
2 min

Aktualizacja z dnia 26 kwietnia 2024 r.

Ministerstwo Finansów podało nowe daty wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur. Zgodnie z najnowszymi ustaleniami, system wejdzie w dwóch etapach:

1 lutego 2026 roku dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży przekroczyła 200 mln zł,
1 kwietnia 2026 roku dla wszystkich pozostałych przedsiębiorców.

Istnieje kilka istotnych powodów, dla których zaleca się wcześniejsze przygotowanie do implementacji:

Zapewnienie stabilności: Rozpoczynając projekt wdrożenia wcześniej, firma zyskuje dodatkowy czas na testowanie i dostosowywanie systemu, minimalizując tym samym ryzyko błędów i problemów, jakie mogą wystąpić przy pośpiechu.
Czas na szkolenia i adaptację pracowników: Wcześniejsze wdrożenie daje więcej czasu na szkolenie pracowników i adaptację do nowego systemu. To z kolei może zwiększyć efektywność użytkowania systemu i zmniejszyć ryzyko błędów.
Możliwość testowania i optymalizacji: Rozpoczęcie procesu wcześniej pozwala na dogłębne testowanie systemu oraz jego optymalizację. Daje to możliwość wykrycia i rozwiązania potencjalnych problemów przed oficjalnym terminem wdrożenia.
Zapewnienie ciągłości biznesowej: Wcześniejsze wdrożenie KSeF umożliwia płynne przechodzenie do nowego systemu, nie zakłócając ciągłości operacji biznesowych, co jest kluczowe dla utrzymania stabilności firmy.
Unikanie przeciążenia działu IT: Rozpoczęcie projektu wcześniej pozwala uniknąć przeciążenia działu IT w ostatniej chwili, co często zdarza się przy próbach szybkiego wdrożenia skomplikowanych systemów.

W piątek 5 lutego na stronach Ministerstwa Finansów pojawiła się informacja o obowiązkowym stosowaniu e-faktur (faktur ustrukturyzowanych) od 2023 roku. Początkowo jednak, tj. od 1 października 2021 roku (założenie ustawodawców o wejściu w życie nowych przepisów), użycie faktur ustrukturyzowanych będzie wymagało akceptacji odbiorcy takiej faktury. Struktury logiczne elektronicznego dokumentu wraz z projektem ustawy o Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) trafiły właśnie do konsultacji publicznych, które potrwają do 23 lutego br.

Korzyści dla podatników

Ministerstwo wymienia następujące korzyści z wprowadzenia KSeF:

✓ faktura pozostanie w bazie danych Ministerstwa Finansów i nigdy nie ulegnie zniszczeniu czy zaginięciu, nie będzie konieczności wydawania jej duplikatów;

✓ dzięki działaniu za pośrednictwem ministerialnej bazy zawsze będziemy mieli pewność, że faktura trafiła do kontrahenta;

✓ e-faktury będą wystawiane według jednolitego wzorca, co uprości ich sporządzanie;

✓ wzajemne rozliczenia oraz księgowanie faktur w systemach finansowo-księgowych stanie się dużo łatwiejsze.

Przesyłanie i odbieranie elektronicznych faktur

W uzasadnieniu do ustawy czytamy, że e-faktury będą przygotowywane bezpośrednio w programach finansowo-księgowych podatnika oraz przesyłane w formacie XML do systemu teleinformatycznego, tj. Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) poprzez API (zbiór reguł ściśle opisujących, w jaki sposób programy lub podprogramy komunikują się ze sobą). Po przesłaniu faktury KSeF przydzieli numer identyfikujący dokument w systemie z oznaczeniem daty i czasu. Numer ten ma mieć charakter wyłącznie systemowy i nie należy go utożsamiać z numerem faktury w rozumieniu ustawy o VAT. Jednak przydzielenie takiego numeru będzie oznaczało uznanie, że dokument został wystawiony i otrzymany przez odbiorcę. Odbiorcy będą mogli pobrać e-fakturę za pośrednictwem API lub z poziomu przygotowanej w tym celu platformy elektronicznej (wymagany będzie podpis kwalifikowany lub zaufany).

Poprzez indywidualne konto w systemie e-faktur, każdy podatnik będzie mógł wystawić fakturę z wykorzystaniem specjalnego wzoru zamieszczonego na elektronicznej platformie usług administracji publicznej (ePUAP). Daje to możliwość stosowania e-faktur mikroprzedsiębiorcom nieposiadającym rozbudowanych systemów finansowo-księgowych. Odbiór dokumentów będzie również możliwy poprzez wygenerowanie pliku PDF z pojedynczą lub wieloma fakturami za pośrednictwem ePUAP.

Skrócony termin zwrotu VAT

Ministerstwo w uzasadnieniu zaznacza również, iż „zwalnia podatników z obowiązku przesyłania na żądanie organów podatkowych struktury Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur (JPK_FA) w zakresie obejmującym faktury ustrukturyzowane wystawione przez podatnika lub podmiot uprawniony do dostępu do KSeF”. Ustawodawca liczy na to, że przysporzy to więcej dobrej prasy całemu projektowi, bo zachęty w postaci 40-dniowego zwrotu VAT dla faktur ustrukturyzowanych nie wydają się być dla podatników wystarczającym bodźcem do powszechnego wykorzystania KSeF.