Projekt przepisów dotyczących planowanego funkcjonowania KSeF

W ostatnich tygodniach opublikowana została projektowana przez resort finansów zmiana przepisów dotyczących obowiązku fakturowania za pośrednictwem KSeF. Przyjrzyjmy się regulacjom dotyczącym najważniejszych kwestii.

KSeF a biała lista podatników

O tym, czy danemu podatnikowi udostępniamy fakturę w KSeF, czy w sposób z nim uzgodniony, dowiemy się z białej listy. Wykaz ma bowiem zawierać informację czy dany podmiot ma obowiązek wystawiania e-faktur.

Faktury korygujące

Dla rozliczenia faktur in minus wystawionych jako e-faktury istotne będą data wystawienia (dla sprzedającego) oraz data otrzymania (dla odbiorcy). Nie trzeba będzie ustalać, kiedy miało miejsce uzgodnienie i spełnienie warunków korekty ani ich dodatkowo dokumentować.

Warto jednak zwrócić uwagę, że w odniesieniu do korekt wystawionych tradycyjną drogą poza KSeF (w postaci elektronicznej lub papierowej), stosowane będą dotychczasowe zasady ujmowania korekt, a więc te obowiązujące od 2021 roku.

Wiadomym było już wcześniej, że w ramach KSeF można wystawić wyłącznie korekty dotyczące faktur ustrukturyzowanych. Obowiązkowo należy wskazać numer KSeF faktury korygowanej. Natomiast od 1 stycznia 2024 roku planowo wszystkie korekty mają być wystawiane w KSeF, również te dotyczące faktur wystawionych poza KSeF, a więc wystawionych do końca 2023 roku. Wówczas numer KSeF faktury korygowanej nie będzie obowiązkowy.

Nowością będzie możliwość wystawienia propozycji faktury korygującej przez nabywcę. W KSeF otrzymywać ona będzie odrębny numer systemowy. Może ona zostać zaakceptowana przez wystawcę, przez co stanie się pełnoprawną fakturą korygującą.

Płatności za e-fakturę

Warto zwrócić uwagę na zapowiadane zmiany w zakresie płatności. Dla przelewów realizowanych zarówno standardową metodą, jak i w ramach mechanizmu podzielonej płatności, konieczne ma być podanie numeru faktury KSeF (lub zbiorczego identyfikatora w przypadku większej liczby faktur wystawionych dla jednego odbiorcy). Wiąże się to z koniecznością dostosowania konfiguracji w systemie SAP do nowych wymagań.

Dodatkowo projekt ustawy reguluje inne obszary.

Obowiązek stosowania

Obowiązek stosowania e-faktur dotyczyć ma również podmiotów zagranicznych posiadających w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej. Tym samym podatnik zagraniczny, który jest w Polsce zarejestrowany dla celów VAT, nie będzie miał obowiązku dostarczania faktur do KSeF. Podmioty z siedzibą poza Polską, niemające w Polsce SMPD, mogą dobrowolnie wystawiać e-faktury.

Wystawianie faktur poza KSeF

Przewidziano następujące okoliczności, w jakich możliwe będzie wystawianie faktur poza KSeF:

• Wystąpi sytuacja kryzysowa (wówczas jest publikowana informacja o niedostępności KSeF);
• Wystawcą faktury jest podatnik z siedzibą poza Polską, nieposiadający w Polsce SMPD;
• Wystawca faktury korzysta z następujących procedur szczególnych:
  • Procedury nieunijnej dotyczącej niektórych usług,
  • Szczególnej procedury w zakresie świadczenia usług międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób,
  • Szczególnej procedury dotyczącej sprzedaży na odległość towarów importowanych.

Faktury wystawiane przy użyciu kas fiskalnych oraz faktury uproszczone

Zgodnie z projektem, wystawianie faktury przy użyciu kas fiskalnych ma być możliwe tylko do końca 2024 roku. Natomiast w KSeF zachowana zostanie możliwość wystawiania faktur uproszczonych.

Brak możliwości wystawienia faktury przed dostawą/usługą lub zaliczką

Zgodnie z proponowaną regulacją, możliwość wystawiania faktur 60 dni przed wykonaniem świadczenia dotyczyć ma wyłącznie czynności z art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT (np. najem, dostawa mediów).

Faktura zaliczkowa i końcowa w tym samym miesiącu

W projekcie przewidziano regulację pozwalającą na wystawienie wyłącznie faktury końcowej, jeżeli w tym samym miesiącu otrzymano zaliczkę oraz dokonano czynności, której dotyczyła ta zaliczka. Przy czym przepisu tego nie będzie można zastosować do przypadków z art. 106 i ust. 3-8, a więc np. usług budowlanych, najmu lub dostawy mediów.

Skrócenie terminu na zwrot VAT

Po wprowadzeniu obligatoryjnej e-faktury termin ten ma być skrócony do 40 dni.