Elastyczny przepływ pracy z SAP S/4HANA – poznaj Flexible Workflow in Sourcing and Procurement

Mikołaj Malicki, Konsultant SAP SRM
- 16 lutego 2023
- Trendy w SAP-ie
- 6 min

SAP Flexible Workflow upraszcza podejście do obiegu dokumentów. Kluczowi użytkownicy w łatwy sposób i w przyjaznym środowisku mogą zarządzać procesami akceptacji.
Koncepcja elastycznych przepływów pracy
W dzisiejszych organizacjach spotykamy się z coraz większą liczbą procesów. Zastosowanie koncepcji SAP Flexible Workflow umożliwia sprawne zarządzanie nimi i niesie za sobą szereg korzyści, począwszy od optymalizacji, poprzez automatyzowanie i usystematyzowanie pracy, po ochronę poufnych informacji dzięki wyeliminowaniu nieautoryzowanego dostępu do dokumentów.
Część procesów ze względu na dynamikę biznesową musi być szybko adaptowana do zmian.
Dotychczasowe rozwiązania pozwalały na bardzo dużą swobodę w projektowaniu mechanizmów obiegu dokumentów, jednak ich implementacja i dostosowywanie do ewoluującego otoczenia były zadaniami skomplikowanymi i czasochłonnymi.
W odpowiedzi na te wyzwania powstało narzędzie SAP Flexible Workflow, które upraszcza uruchomienie i utrzymanie mechanizmów obiegu dokumentów i procesów akceptacyjnych.
Czym jest SAP Flexible Workflow?
SAP Flexible Workflow to narzędzie do tworzenia i zarządzania obiegiem dokumentów. Narzędzie to jest rozszerzeniem SAP Business Workflow, zwiększa jego użyteczność, ułatwia dostęp do zarządzania procesami i sprawia, że są one bardziej elastyczne.
Dzięki zastosowaniu elastycznych przepływów pracy unikamy używania dotychczasowych narzędzi programistycznych, a co za tym idzie – możemy skierować zarządzanie obiegiem dokumentów do specjalistów ds. procesów biznesowych lub kluczowych użytkowników systemu.
W aplikacjach SAP Fiori dostępne są predefiniowane scenariusze, które użytkownicy mogą dostosować do potrzeb biznesowych i wykorzystać przy budowaniu procesów.
Flexible Workflow w obszarze zakupowym
W obszarze zakupowym dokumenty takie jak zgłoszenie zapotrzebowania, zamówienie, zapytanie ofertowe itp. zazwyczaj wymagają procesu akceptacyjnego. Obecnie Flexible Workflow można użyć do stworzenia ścieżki akceptacji dla następujących typów dokumentów:
- Request for Quotation – Zapytań ofertowych
- Supplier Quotations – Ofert dostawców
- Scheduling Agreements – Umów terminarzowych
- Purchase Contracts – Kontraktów
- Purchase Orders – Zamówień
- Service Entry Sheets – Arkuszy wprowadzania usług
- Supplier Invoices – Faktur
- Awarding Scenarios – Scenariusze przydziału
- Sourcing Projects – Projektów sourcingowych
- Supplier Lists for Sourcing – List dostawców
- Purchase Requisition – Zapotrzebowań zakupowych
Proces tworzenia ścieżki akceptacji dokumentów zakupowych z użyciem Flexible Workflow bazuje na następujących predefiniowanych scenariuszach:
Tab. 1. Predefiniowane scenariusze SAP Flexible Workflow
Workflow Scenario ID | Workflow Name | Standard Task ID | Task Name |
WS00800157 | Overall Release of Purchase Requisition | TS00800547 | Overall release of PR |
WS00800173 | Release of Purchase Requisition Item | TS00800548 | Release of PR Item |
WS00800193 | Workflow for Supplier Quotation | TS00800462 | Release Supplier Quotation |
WS00800238 | Workflow for Purchase Order | TS00800531 | Release of Purchase Order (Manual) |
WS00800251 | Workflow for Blocked Invoice | TS00800538 | Release of Blocked Invoice |
WS00800302 | Workflow for RFQ | TS00800576 | Release RFQ |
WS00800303 | Workflow for Parked Invoice as Complete | TS00800577 TS00800585 |
Release Complete Invoice Rework Invoice |
WS00800304 | Workflow for Purchase Contract | TS00800578 | Release of Purchase Contract (Manual) |
WS00800305 | Workflow for Scheduling Agreement | TS00800580 | Release of Scheduling Agreement |
WS00800321 | Workflow for Service Entry Sheet | TS00800593 | Release SES |
WS00800333 | Workflow for Centrally Managed PO | TS00800600 | Release of Centrally managed PO |
WS00800346 | Workflow for Central Purchase Contract | TS00800607 | Release of Central Contract |
WS02000434 | Overall Release of Central PR | TS02000677 | Overall Release of Central PR |
WS02000438 | Release of Central PR Item | TS02000687 | Release central PR Item |
WS02000458 | Overall Release of Purchase Requisition | TS02000702 | Overall release of Purchase Requisition |
WS02000471 | Release of Purchase Requisition Item | TS02000714 | Release of Purchase Requisition Item |
WS02000485 | Approve Centrally Managed PR – Overall | TS02000734 | Release of Centrally Managed Purchase Requisition |
WS02000494 | Workflow for Centrally Managed PR Item | TS02000737 | Release of Centrally Managed Purchase Requisition Item |
WS01800213 | Workflow for Awarding Scenario | TS01800284 | Release of Awarding Scenario |
WS01800160 | Workflow for Sourcing Project | TS01800212 | Release of Sourcing Project |
WS02000090 | Workflow for Sourcing Supplier List | TS02000136 | Release of Sourcing Supplier List |
TS02000145 | Release of Sourcing Supplier List with Adaptations |
Źródło: SAP Help Portal
1. Konfiguracja SAP Flexible Workflow dla zgłoszenia zapotrzebowania (ang. purchase requisition)
Dokładna instrukcja konfiguracji potrzebnej do uruchomienia Flexible Workflow w SAP S/4HANA dostępna jest na stronie SAP Help Portal.
Kroki zaznaczone błękitnym kolorem są niezbędne do uruchomienia Flexible Workflow w systemie. Pozostałe kroki są opcjonalne i pozwalają na dopasowanie Flexible Workflow do bardziej skomplikowanych scenariuszy biznesowych.
2. Tworzenie ścieżki akceptacji dla zgłoszenia zapotrzebowania (ang. purchase requisition)
Budowanie ścieżki akceptacji zaczynamy w aplikacji Manage Workflows for Purchase Requisitions. Aplikacja ta pozwala na tworzenie procesu akceptacyjnego składającego się z jednego lub wielu obiegu dokumentów, których wywołanie determinują warunki wskazane podczas kreowania kolejnych procesów. Poszczególne obiegi pracy możemy aktywować, deaktywować i porządkować, a co za tym idzie – ustalać kolejność ich wywoływania.
Rys. 1. Aplikacja Fiori
Rys. 2. Aplikacja Fiori
Po kliknięciu przycisku Create otworzymy kreator obiegu dokumentu, który podzielony jest na cztery sekcje:
a) Header – zawiera w sobie pole na nazwę workflow.
b) Properties – zawiera w sobie pole na dodatkowy opis workflow oraz pola „ważny od:” i „ważny do:” służące do zarządzania czasem obowiązywania procesu akceptacyjnego. Zmienność procesu w czasie może być podyktowana zmieniającą się intensywnością zakupów na przestrzeni roku. Jeżeli spodziewamy się dużej liczby wniosków w określonym czasie – możemy włączyć dodatkowych akceptujących do procesu.
c) Start conditions – sekcja ta umożliwia dodanie warunków, które będą determinowały wystartowanie danego workflow. Standardowa aplikacja przewiduje cztery warunki początkowe, jednak mogą one zostać rozszerzone przy użyciu BADI – proces konfiguracji znajduje się na stronie SAP Help Portal w sekcji Optional: Define Custom Fields and Logic.
Rys. 3. Tworzenie workflow – sekcja Header, Properties, Start conditions
d) Steps – sekcja, która pozwala tworzyć kolejne kroki akceptacji lub recenzji/przeglądu dokumentu.
Rys. 4. Tworzenie workflow – sekcja Steps
Krok akceptacji/recenzji dodajemy klikając przycisk Create nad odpowiednią sekcją.
Kreator tworzenia kroku, podobnie jak kreator obiegu dokumentu, jest podzielony na kilka sekcji:
a) Header – sekcja, w której podajemy nazwę kroku oraz jego typ. W przypadku kroku akceptacji wyróżniamy trzy typy kroków:
- Automatic Release of PR item – odbiorcy są wyznaczani automatycznie,
- Release of PR item – użytkownik wskazuje odbiorców oraz szczegóły i warunki kroku,
- Release of Reworkable PR item – obsługa jest analogiczna jak w powyższym typie. Dużym atutem tego kroku jest danie akceptującemu możliwości odesłania zapotrzebowania do zgłaszającego. W takim przypadku zgłaszający będzie posiadał dodatkową funkcję Request Rework w aplikacji Fiori My Inbox.
b) Step Properties – ta sekcja zawiera w sobie dwa opcjonalne pola:
- Is Optional Step – pole, które wskazuje, czy dany krok jest opcjonalny. W takim przypadku, jeżeli akceptujący nie może zostać wyznaczony, obieg dokumentu przechodzi do następnego kroku.
- Exclude Restricted Agents – przy użyciu tego pola możemy wykluczyć osoby tworzące lub zgłaszające zapotrzebowanie ze ścieżki akceptacji, tak aby osoba wnioskująca nie była jednocześnie akceptującą własne zapotrzebowanie. Dodatkowo SAP umożliwia dodanie własnej logiki wykluczania agentów przy użyciu BADI.
c) Recipients – w tej sekcji determinujemy akceptujących dany krok. Aplikacja umożliwia nam wybór pomiędzy wskazaniem dokładnych odbiorców dokumentu „User Based” lub wskazaniem ról, które decydują o odbiorcach – „Role Based”. System pozwala nam również zadecydować czy wystarczającą do zakończenia kroku będzie zgoda jednej osoby, czy wszystkich wyznaczonych osób.
Rys. 5. Tworzenie kroku workflow
d) Step Conditions – sekcja ta pozwala nam zdefiniować warunki, które muszą zostać spełnione, aby wywołać poszczególne kroki workflow.
e) Deadlines – pozwala skonfigurować termin końcowy wykonania kroku, po którym do odbiorcy zostanie wysłane powiadomienie o przekroczeniu terminu.
f) Exception Handling – sekcja ta umożliwia zarządzenie odrzuconym zapotrzebowaniem. System pozwala zarówno na całkowite zakończenie obiegu dokumentu, jak i na ponowne wysłanie zapotrzebowania do reweryfikacji przez wskazane osoby.
Rys. 6. Tworzenie kroku workflow
Dla każdego obiegu dokumentu możemy stworzyć wiele kroków z różnymi warunkami startowymi i z różną determinacją odbiorców. Kroki są wywoływane zgodnie z kolejnością ustaloną w sekcji Steps kreatora workflow.

Rys. 7. Kreator obiegu dokumentu, utworzone kroki akceptacyjne
W celu uruchomienia utworzonego workflow po jego zapisaniu należy go aktywować.
Rys. 8. Aktywacja workflow
Rys. 9. Aplikacja Manage Workflows
Korzyści biznesowe wynikające z zastosowania Flexible Workflows
SAP Flexible Workflow to skuteczne narzędzie do zarządzania obiegiem dokumentów zakupowych. Wykorzystanie elastycznych przepływów pracy niesie za sobą szereg korzyści:
- Dzięki wykorzystaniu prostego interfejsu w aplikacji SAP Fiori możliwe jest przekierowanie pracy od programistów do specjalistów ds. procesów biznesowych.
- Zastosowanie SAP FW pozwala na podzielenie dotychczasowych dużych, monolitycznych procesów na mniejsze warunkowe procesy, a co za tym idzie – zwiększenie elastyczności i możliwości ich adaptacji do zmiennych warunków biznesowych.
- Możliwość szybkiego wykorzystania predefiniowanych scenariuszy dostarczonych w standardzie SAP S/4HANA.
- Uszczelnienie procesu poprzez wykorzystanie modelu autoryzacji i ról w systemie.
- Interfejs aplikacji jest responsywny i dostosowuje się do urządzenia użytkownika, co pozwala podejmować decyzję z poziomu smartfonu.
Chcesz uprościć obieg dokumentów w swojej firmie?
- On 16/02/2023
0 Comments