Proces planowania w SAP Analytics Cloud – efektywna współpraca

Niniejszy artykuł jest kolejną publikacją opisującą proces planowania w SAP Analytics Cloud. Z poprzednich artykułów dowiedzieliśmy się: jak przebiega proces planowania, jakie płyną korzyści z wykorzystania SAP Analytics Cloud w tym procesie oraz przybliżyliśmy jedną z użytecznych funkcjonalności narzędzia, tj. przypisywanie i dystrybucję wartości. Samo narzędzie oferuje wiele innych ciekawych możliwości. Jedną z nich jest ułatwienie współpracy w zespole.

Z tego artykułu dowiecie się, jak usprawnić proces planistyczny wykorzystując SAP Analytics Cloud do komunikowania się z innymi użytkownikami korzystając z panelu dyskusji i komentarzy oraz udostępniania story.

Jak działa panel dyskusji i komentarzy oraz udostępnianie story?

Przypomnijmy sobie sytuację, opisaną w poprzednim artykule w przykładzie pierwszym: osoba odpowiedzialna za budżet otrzymała dodatkowe środki, które następnie przy pomocy funkcji dystrybucji rozłożyła proporcjonalnie do wysokości obecnych wartości w budżecie.

Jak mógłby dalej wyglądać proces planowania wykorzystując wspomniane wyżej funkcje do kolaboracji w SAP Analytics Cloud?

W jaki sposób osoba mogłaby zakomunikować chęć zmiany innym użytkownikom procesu planistycznego?

W systemie SAP Analytics Cloud jedną z pierwszych opcji komunikacji jest panel dyskusji i komentarzy. Użytkownicy w łatwy sposób mogą prowadzić tam dyskusje i przeglądać adresowane do nich komentarze lub odpowiedzi na ich własne.

Kolaboracja – panel dyskusji i komentarzy

Dzięki  tym panelom możliwe jest prowadzenie dyskusji oraz przeglądanie i odpowiadanie na komentarze. Chcąc użyć tych funkcji wybieramy ikonę kolaboracji (1) z górnego paska menu. Po otwarciu panelu możemy przejść do dyskusji (2) i komentarzy (3).

W panelu dyskusji wybieramy przynajmniej jednego odbiorcę wiadomości oraz wpisujemy jej treść, np. prośbę o sprawdzenie, czy zastosowany rozkład proporcjonalny może warto zamienić na równomierny. Po wysłaniu wiadomości odbiorca dostaje powiadomienie nie tylko w samym narzędziu, ale również mailem skąd może być przekierowany bezpośrednio do panelu dyskusji w SAP Analytics Cloud i tym samym bardzo łatwo udzielić odpowiedzi na wiadomość.

Alternatywą dla prowadzenia dyskusji jest korzystanie z komentarzy. Można je dodawać w story do konkretnej strony w raporcie, do widgetu (wykresu lub tabeli), a nawet do wybranej komórki  w tabeli (tzw. data point comments).

Dodawanie komentarzy ułatwia komunikację pomiędzy użytkownikami, np. zamiast pisać maila wystarczy dodać komentarz i oznaczyć konkretną osobę. Inni użytkownicy mogą szybko i łatwo odpowiedzieć na konkretny komentarz albo go np. polubić, co może być równoznaczne z akceptacją. Wszystkie komentarze można wyświetlić w panelu kolaboracji w sekcji komentarzy. W ten sposób można swobodnie wymieniać się informacjami mającymi wpływ podczas podejmowania ostatecznych decyzji.

Udostępnianie story

Udostępnianie story może okazać się przydatną opcją np. gdy osoba ma wpływ na podejmowanie decyzji, ale nie uczestniczy bezpośrednio w procesie planistycznym na jego niższych szczeblach. Udostępnione story może zostać wykorzystane np. podczas spotkania dotyczącego zmian w budżecie.

Aby udostępnić story należy przejść do zakładki File, a następnie wybrać Share. Story można udostępnić konkretnej osobie lub całemu zespołowi.

Powiadomienie o udostępnionym story widoczne jest w powiadomieniach systemu SAP Analytics Cloud, jak również może zostać wysłane mailem, w przypadku zaznaczenia opcji “Email  new recipients” podczas udostępniania.

Jakie płyną korzyści z wykorzystywania powyższych funkcji SAP Analytics Cloud?

Opisane wyżej funkcje umożliwiają łatwe nawiązanie interakcji z innymi użytkownikami w jednym narzędziu, jakim jest SAP Analytics Cloud, bez konieczności pisania maili, czy kontaktowania się przy pomocy innych komunikatorów. Przekłada się to bezpośrednio na oszczędność czasu i szybkość podejmowania decyzji planistycznych.

Uwzględniona dotychczas funkcjonalność przypisywania i dystrybucji wartości, rozszerzona następnie o panel dyskusji i komentarzy, jak również opisana opcja udostępniania story to tylko nieliczne z ciekawych rozwiązań jakie oferuje SAP Analytics Cloud w kontekście planowania. O kolejnych usprawnieniach będzie mowa w następnych artykułach.