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KSeF – das nationale System für elektronische Rechnungen

Lösung für den automatischen Versand und Empfang von strukturierten e-Rechnungen

Der Ministerrat hat einen Entwurf zur Änderung des Mehrwertsteuergesetzes gebilligt, mit der das nationale System für elektronische Rechnungen in Polen eingeführt wird. Der Entwurf sieht die obligatorische Verwendung strukturierter elektronischer Rechnungen im Jahr 2024 vor, um die Handelsabwicklung zwischen Unternehmern erheblich zu erleichtern. Zur Unterstützung der Unternehmen und zur Automatisierung des Versands und Empfangs strukturierter Rechnungen hat das Apollogic-Team eine Lösung vorbereitet, die KSeF mit dem SAP-System integriert.

Vorteile für Ihr Unternehmen

Automatisierter Prozess der Übermittlung strukturierter e-Rechnungen an KSeF

Zugang zu Dashboards über die SAP Fiori Anwendung

Versenden, Empfangen und Prüfen von e-Rechnungen über eine einzige Lösung

Vollständige Übersicht über den Status aller Dokumente

Olga Langowska Apollogic

Unser Ziel war es, eine intuitive Lösung zu entwickeln, die sich nahtlos in die Prozesse des Unternehmens einfügt. Die Notwendigkeit, strukturierte Rechnungen zu bearbeiten, stellt eine zusätzliche Verantwortung für die Finanz- und Buchhaltungsabteilungen dar. Daher ist es wichtig, den Teams eine Lösung zur Verfügung zu stellen, die sie unterstützt und den Zeitaufwand für zeitraubende Tätigkeiten minimiert.

Olga Langowska, SAP Finance Consultant

KSeF in Polen – wie funktioniert unsere Lösung?

Die Lösung von Apollogic integriert das SAP-System über eine Cloud-Komponente zur Kommunikation mit der KSeF-API. Die Lösung funktioniert sowohl in den SAP ECC- als auch in den S/4HANA-Versionen. Bei der Umstellung auf eine neue Systemversion muss nicht in teure Anpassungen investiert werden – es genügt eine einfache Migration.

Verkaufsrechnungen

Unsere Lösung ermöglicht es, die für den Versand vorbereiteten Rechnungen in einem speziellen Cockpit zu durchsuchen, sie zu bearbeiten und ein Paket von Rechnungen für den Versand zu erstellen. Anschließend signiert der Benutzer das Paket und sendet es über die Middleware an das KSeF-Gateway. Er erhält dann Informationen über den Status der Sendung und eine offizielle Empfangsbescheinigung (UPO) mit den erforderlichen Daten und Referenznummern.

Eingangsrechnungen

Der Benutzer kann Rechnungen, die in KSeF für einen bestimmten Empfänger ausgestellt wurden, herunterladen. Die Eingangsrechnungen werden im SAP-System zwischengespeichert und können in einem eigenen Cockpit eingesehen werden. Sobald die Rechnung im System ist, kann sie für die Buchhaltung übertragen werden, was automatisch oder manuell geschehen kann – je nach Prozess und Kundenanforderungen.

Funktionen zur Unterstützung der Integrierung mit KSeF

Versenden von Verkaufsrechnungen aus den Bereichen FI und SD

Speicherung der von KSeF zurückgesandten Daten im SAP-System mit Statusangaben und amtlicher Empfangsbescheinigung (UPO)

Empfang von Eingangsrechnungen und deren Verarbeitung in FI- und MM-Transaktionen

Prüfung der technischen und logischen Korrektheit der strukturierten e-Rechnung vor dem Versand aller Pakete

Fähigkeit, Kundenanpassungen und Erweiterungen vorzunehmen

Was bieten wir an?

workshop

Workshops vor der Implementierung

Wdrożenie, utrzymanie 
i rozbudowa rozwiązania

Implementierung, Wartung und Entwicklung der Lösung

Silne partnerstwa

Unterstützung nach der Implementierung

Budowa zaawansowanych, spersonalizowanych raportów przez zespół doświadczonych konsultantów

Schulungen
für Endnutzer

Die wichtigsten Anforderungen an die Steuerzahler

Łączenie danych

Datenaggregation

Die Notwendigkeit der Aggregation von Daten aus mehreren Modulen, die möglicherweise in verschiedenen Systemen verstreut sind

Uporządkowanie procesu

Prozessoptimierung

Der Prozess der Ausstellung der verschiedenen Arten von Verkaufsrechnungen sollte automatisiert und systematisiert werden

bezpieczeństwo

Sicherheit

Der Prozess des Versendens und Empfangens elektronischer Rechnungen muss entsprechend gesichert sein und die Benutzer müssen autorisiert sein

Architekturschema der Lösung

Warum Apollogic?

verified

Wir verfügen über umfangreiche Erfahrung in der Implementierung und Wartung von SAP-Systemen

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Wir folgen einer bewährten Projektmethodik, die vollständige Transparenz in jeder Phase der Zusammenarbeit gewährleistet

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Unsere Berater sind zertifizierte Experten im Finanz- und Rechnungswesen

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Wir passen die Implementierungsprojekte an die individuellen Geschäftsanforderungen an

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Wir integrieren unsere maßgeschneiderten Tools in das bereits im Unternehmen eingesetzte System

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Wir bieten eine umfassende Suite von Finanz- und Buchhaltungslösungen für SAP-Systeme

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Dawid Kornacki

Dawid Kornacki

Sales Manager