Jak przygotować się do zdalnej rozmowy o pracę? Wywiad z Weroniką Cywińską

Czy procesy rekrutacyjne uległy dużym zmianom wraz z nadejściem pandemii?

Jedynej zmianie uległa sama forma prowadzenia rozmów kwalifikacyjnych. W trosce o komfort i bezpieczeństwo kandydatów oraz pracowników, postanowiliśmy od razu przenieść ten etap procesu rekrutacyjnego do sieci. W ogłoszeniach na konkretne stanowiska umieściliśmy adnotację, że wszystkie rekrutacje prowadzimy online. Wydaje mi się, że stres wywołany perspektywą rozmowy o pracę jest mniejszy, gdy kandydat ma możliwość nawiązania połączenia w komfortowych, domowych warunkach. Osoba przebywająca we własnym mieszkaniu czuje się bezpieczniej i swobodniej, co pozytywnie wpływa na przebieg wideorozmowy. Zdarzyła nam się sytuacja, podczas której kandydat na techniczne stanowisko użył komputera, by pokazać nam wyposażenie swojego domowego warsztatu i znajdującą się nim drukarkę 3D. Osoby otrzymujące zaproszenie do zdalnej rozmowy w większości przypadków odnoszą się do tego entuzjastycznie.

Na początku pandemii, gdy jeszcze nie wszystkie firmy dostosowały swoje procesy do panujących realiów, dostaliśmy wiele pozytywnych informacji zwrotnych od kandydatów, którzy obawiali się osobistego kontaktu. Z perspektywy czasu oceniam, że była to słuszna decyzja, by od samego początku postawić na całkowicie wirtualne rekrutacje. Tę formę komunikacji cenią sobie w szczególności kandydaci mieszkający z dala od miast, w których posiadamy biura, ponieważ otwiera to dla nich nowe możliwości zatrudnienia. Część osób sygnalizuje natomiast, że po zdalnym onboardingu chcieliby mieć możliwość pracy z biura, co pozwoli im na lepsze zrozumienie działania firmy, a także bliższe poznanie swojego zespołu.

Uważam, że warte dodania jest także to, iż mimo tej wyjątkowej sytuacji, nie redukowaliśmy etatów w naszej firmie a wręcz przeciwnie – nieprzerwanie zatrudniamy kolejne osoby.

Jak przygotować się do wideorozmowy i stworzyć otoczenie, które ma się pod kontrolą?

Komfort i dobre samopoczucie kandydata mają duży wpływ na przebieg rozmowy. Jeżeli obawiasz się, że jakość połączenia internetowego może utrudnić transmisję – przed spotkaniem warto wykonać test prędkości łącza. W uzyskaniu lepszej przepustowości pomoże również wyłączenie programów obciążających transfer i zablokowanie rozpraszających powiadomień. Jeśli masz wątpliwości co do jakości domowego Wi-Fi i obawiasz się zerwanego połączenia, miej w zanadrzu wyciszony telefon do kontaktu z rekruterem. Smartfon w awaryjnej sytuacji może posłużyć również za mobilny hotspot. Muszę przyznać, że przez cały ubiegły rok, w trakcie którego prowadziłam zdalne rekrutacje, nie zdarzył mi się ani jeden przypadek, aby problem techniczny utrudnił rozmowę, pojawiły się jedynie przejściowe trudności z kamerą.

Ze względu na obecne realia, kwestie wyboru ubioru i otoczenia podczas transmisji mają drugorzędne znaczenie. Zmienił się sposób, w jaki pracujemy i organizujemy swój dzień. Zdajemy sobie sprawę, że transmisję prowadzoną z mieszkania w każdej chwili może przerwać obecność innego domownika czy dźwięk domofonu. Takie sytuacje nie wpływają na nasz odbiór kandydata. W czasach pandemii pojęcie empatii nabrało szczególnego znaczenie i jestem przekonana, że obie strony mogą pod tym względem liczyć na wzajemne zrozumienie. Zależy nam, aby osoby aplikujące do naszej firmy czuły się komfortowo i swobodnie podczas kontaktu z nami.

W jaki sposób przebiegają rozmowy kwalifikacyjne w Apollogic?

Osoby, które otrzymują zaproszenie na rozmowę kwalifikacyjną, nie otrzymują jednego ustandaryzowanego zestawu pytań. Każdy proces rekrutacyjny rożni się ze względu na rodzaj stanowiska, wymaganych kwalifikacji i profilu kandydata. Nasze podejście do kandydatów jest elastyczne, jednak zazwyczaj rekrutacja przebiega w dwóch etapach. Po otrzymaniu CV kontaktuję się telefonicznie z wybranymi osobami, pytając o ich motywacje do podjęcia pracy w naszej firmie, dostępność i preferowaną formę współpracy. Podczas pierwszego kontaktu telefonicznego weryfikuję również zadeklarowaną znajomość języka obcego i umiejętność swobodnego porozumiewania się. Ma to najczęściej formę krótkiej, swobodnej rozmowy. Bardzo często wprowadzam na tym etapie elementy wywiadu behawioralnego, zadając pytania mające na celu sprawdzenie, jak kandydat funkcjonuje w zespole lub w jaki sposób radzi sobie z trudnościami. W Apollogic oczekujemy od kandydatów przynajmniej komunikatywnej znajomości języka angielskiego. Po takiej rozmowie podejmuję decyzję o rekomendacji kandydata do kolejnego, ostatniego już etapu.

Rozmowę rekrutacyjną prowadzę razem z team leaderem danego zespołu. Podczas takiego spotkania zapoznaję uczestników z agendą i opowiadam o przebiegu rozmowy. W e-mailu z zaproszeniem na spotkanie wymieniam kto będzie uczestniczył w rozmowie i jakie zajmuje stanowisko. Ostatni etap rekrutacji jest również okazją do poznania swojego przyszłego team leadera i dowiedzenia się więcej o specyfice pracy w danej roli oraz charakterze funkcjonowania zespołu. W trakcie rozmowy pytamy o dotychczasowe doświadczenia zawodowe i zdobyte umiejętności.

Pojawia się również element wywiadu technicznego, który ma charakter rozmowy, chociaż zdarza się, że prosimy kandydatów o wykonanie zadania, zarówno w przypadku rekrutacji konsultantów SAP, jak i na stanowiska developerskie. Wówczas albo udostępniamy ekran w trakcie wideorozmowy, albo wysyłamy kod „do rozgryzienia” w oknie czatu Microsoft Teams. Kandydaci mają wtedy pole do popisu, wykonując powierzone zadanie na naszych oczach. Niekiedy przed zaproszeniem na spotkanie z team leaderem podejmujemy decyzję o przesłaniu kandydatowi zadania rekrutacyjnego za pośrednictwem e-maila, wraz z prośbą o wykonanie go w ciągu tygodnia i odesłanie nam do oceny. O takim postępowaniu informuję daną osobę podczas rozmowy telefonicznej. W trakcie późniejszego spotkania omawiamy realizację zadania, a osoba odpowiedzialna za wywiad techniczny analizując pracę kandydata, wymienia jej zalety lub wskazuje obszary wymagające poprawy. Na każdym etapie rekrutacji przekazujemy aplikującym informację zwrotną, aby docenić ich pomysłowość lub zasugerować, jakie umiejętności warto podszkolić.

Czy po otrzymaniu odmowy kandydaci mogą aplikować ponownie na tę samą ofertę pracy?

Oczywistym jest, że nie każda rozmowa o pracę kończy się zatrudnieniem, ale każdy ma otwartą drogę do tego, by aplikować na to samo lub inne stanowisko po zdobyciu oczekiwanych kwalifikacji. Istnieje też możliwość wysłania nam CV bez wskazania konkretnej posady. Mamy bazę kandydatów, którzy wyrazili zgodę na udział w przyszłych rekrutacjach i bardzo często wracam do takich aplikacji poszukując osób posiadających potrzebne w danej chwili umiejętności. Niekiedy oferujemy aplikującym współpracę przy realizacji danego projektu lub wsparcie zespołu w wykonaniu zlecenia dla klienta. Zależy nam na tym, by nie tracić kontaktu z kandydatami, którzy na którymś z etapów zrezygnowali z dalszego udziału w rekrutacji lub podjęli decyzję o przyjęciu konkurencyjnej oferty. Po upływie okresu próbnego w innej firmie możemy wrócić do rozmów. Jesteśmy też otwarci na współpracę z freelancerami i osobami wyróżniającymi się kompetencjami, które mogą wzmocnić zespoły tworzące nasze pozostałe marki – apoQlar, theBlue i RapidLab.

O co warto zapytać rekrutera w trakcie rozmowy kwalifikacyjnej?

Najczęściej podczas rozmów kwalifikacyjnych ze strony kandydatów padają pytania o organizację czasu pracy, jej wymiar i możliwość wykonywania obowiązków zdalnie. Zazwyczaj w trakcie rekrutacji staram się je wyprzedzić i informować o charakterze danego stanowiska. Osoby aplikujące do Apollogic z pewnością zainteresuje sposób, w jaki wdrażamy nowych pracowników w działania firmy. Wkrótce w naszych ogłoszeniach z ofertami pojawi się opis pierwszego dnia w pracy. Chcemy przekazać kandydatom takie informacje jeszcze przed nawiązaniem z nami współpracy. Podczas wideokonferencji team leader opowiada o składzie zespołu, prowadzonych projektach, dynamice pracy, narzędziach i technologiach, z jakich korzystać będzie pracownik zatrudniony na tym stanowisku. Oczywiście na każdym etapie rekrutacji zachęcam wszystkich kandydujących do zadawania pytań zarówno mi, jak i przyszłemu menadżerowi. Chętnie przedstawimy więcej informacji o możliwości wzięcia udziału w kursie językowym, szkoleniach IT i inicjatywach wpływających na kierunek rozwoju zespołu.

Czy obecne doświadczenia trwale wpłyną na sposób prowadzenia rekrutacji?

Jeśli mówimy o branży IT, pokusiłabym się o stwierdzenie, że trend na prowadzenie całkowicie zdalnych procesów rekrutacyjnych utrzyma się dłużej na rynku pracy. Zmiana podejścia to odpowiedź zarówno na preferencje kandydatów, jak i potrzeby pracodawców. Zdalne rekrutacje nie tylko pozwalają zaoszczędzić cenny czas związany z koniecznością dojazdu na spotkanie, ale także otwierają przed pracownikami zupełnie nowe możliwości w zakresie rozwoju zawodowego w innym mieście lub kraju. To, co od lat jest standardem w rekrutacjach międzynarodowych, w naszych warunkach stało się nowością, ale uważam, że w obecnych realiach branża bardzo dobrze poradziła sobie z dostosowaniem procesów do modelu zdalnego. Uważam, że transformacja, która rozpoczęła się w ubiegłym roku, będzie nadal postępować.