SAP Ariba a Krajowy System e-Faktur

Olga Langowska, Konsultantka SAP Finance
- 30 czerwca 2022
- Baza wiedzy
- 2 min

Aktualizacja z dnia 26 kwietnia 2024 r.
Ministerstwo Finansów podało nowe daty wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur. Zgodnie z najnowszymi ustaleniami, system wejdzie w dwóch etapach:
- 1 lutego 2026 roku dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży przekroczyła 200 mln zł,
- 1 kwietnia 2026 roku dla wszystkich pozostałych przedsiębiorców.
Istnieje kilka istotnych powodów, dla których zaleca się wcześniejsze przygotowanie do implementacji:
- Zapewnienie stabilności: Rozpoczynając projekt wdrożenia wcześniej, firma zyskuje dodatkowy czas na testowanie i dostosowywanie systemu, minimalizując tym samym ryzyko błędów i problemów, jakie mogą wystąpić przy pośpiechu.
- Czas na szkolenia i adaptację pracowników: Wcześniejsze wdrożenie daje więcej czasu na szkolenie pracowników i adaptację do nowego systemu. To z kolei może zwiększyć efektywność użytkowania systemu i zmniejszyć ryzyko błędów.
- Możliwość testowania i optymalizacji: Rozpoczęcie procesu wcześniej pozwala na dogłębne testowanie systemu oraz jego optymalizację. Daje to możliwość wykrycia i rozwiązania potencjalnych problemów przed oficjalnym terminem wdrożenia.
- Zapewnienie ciągłości biznesowej: Wcześniejsze wdrożenie KSeF umożliwia płynne przechodzenie do nowego systemu, nie zakłócając ciągłości operacji biznesowych, co jest kluczowe dla utrzymania stabilności firmy.
- Unikanie przeciążenia działu IT: Rozpoczęcie projektu wcześniej pozwala uniknąć przeciążenia działu IT w ostatniej chwili, co często zdarza się przy próbach szybkiego wdrożenia skomplikowanych systemów.
Wprowadzenie KSeF – ogólnopolskiego systemu teleinformatycznego do wystawiania i udostępniania faktur ustrukturyzowanych – to kolejny krok na drodze do cyfryzacji administracji finansowej i sprawozdawczości podatkowej. Nowy sposób e-fakturowania nakłada na podatników obowiązek raportowania dodatkowych elementów, które wykraczają poza standardowy dokument faktury. Od 1 stycznia 2022 roku polscy przedsiębiorcy mogą korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur na zasadach dobrowolnych. Zgoda na obowiązkowy KSeF miałaby obowiązywać z kolei od 1 stycznia 2024 roku.
W jaki sposób KSeF wpływa na procesy zakupowe i fakturowania?
Powszechne korzystanie z KSeF wpłynie zarówno na procesy sprzedażowe, jak i zakupowe w polskich przedsiębiorstwach. Obecnie firmy wspierają się różnymi narzędziami w zakresie automatyzacji obiegu dokumentów, procedury akceptacyjnej czy automatycznego fakturowania. Możliwości, jakie niesie KSeF, mogą wpłynąć na każde z nich. Konieczne jest przeanalizowanie istniejących procesów z wyprzedzeniem, aby zidentyfikować potencjalne luki i możliwe usprawnienia.

Marta Kaczmarek, Konsultantka SAP Ariba
SAP Ariba na wiele sposobów wspiera firmy w procesowaniu fakturowania zakupów. Kupującym oferuje rozwiązania pozwalające na jednoznaczną identyfikację faktur, automatyczne przetwarzanie ich i dokonanie płatności, zaś dla sprzedających – możliwości uproszczonego tworzenia i przesyłania faktur, jak również integracje obecnych systemów generowania faktur z SAP Business Network (wcześniej Ariba Network). Kupujący korzystający z innych systemów ERP mogą też czerpać korzyści z sieci Business Network poprzez produkt SAP Digital Supplier Network (SAP DSN) pozwalający na przekazywanie dokumentów zakupowych, w tym faktur.
W dobie KSeF faktury od krajowych sprzedawców będą dostępne w formie ustrukturyzowanej i możliwe będzie pobieranie ich bezpośrednio z platformy rządowej. Dostępność tych danych skraca czas potrzebny na wprowadzenie faktury. Integracja z systemem KSeF może spowodować znaczące usprawnienie i automatyzacje procesu, a tym samym obniżenie kosztów administracyjnych.
Integracja systemu SAP Ariba z KSeF
Potencjalna integracja SAP Ariba z KSeF pozostaje kwestią otwartą, gdyż taki scenariusz w ramach standardu jest obecnie przedmiotem analizy po stronie producenta oprogramowania. Czekając na oficjalną komunikację ze strony SAP i wskazówki dotyczące ustandaryzowanego postępowania w sprawie integracji obu systemów, w Apollogic zaczęliśmy rozpoznawać możliwości wykonania dostosowań w odpowiedzi na szczególne wymagania klienta. Aby usprawnić proces fakturowania, już teraz oferujemy usługę analizy obecnych procedur oraz przygotowanie propozycji i schematów rozwiązania wykorzystującego bazy KSeF.
Chcesz zintegrować swój system SAP z KSeF?
- On 30/06/2022
0 Comments