Scenariusz integracji systemu SAP z Microsoft Teams

Natychmiastowa łączność i dostęp do informacji w czasie rzeczywistym to podstawowe filary skutecznej współpracy międzyzespołowej. Integracja najczęściej używanych firmowych narzędzi może pomóc w usprawnieniu komunikacji, szybszym przekazywaniu zadań i identyfikowaniu wąskich gardeł w przepływach pracy.

Kontynuując prace badawczo-rozwojowe w zespole EdgeUI stworzyliśmy integrator SAP <-> Microsoft Teams, odpowiadając na rosnące zainteresowaniem flagowym komunikatorem giganta z Redmond. W niniejszym artykule dzielimy się wnioskami z live demo i przedstawiamy możliwości płynące z utworzenia połączenia między środowiskiem SAP a kanałami Microsoft Teams.

Zalety integracji oprogramowania

Podobnie jak w przypadku integracji systemu SAP ze Slackiem, mamy pełną dowolność umiejscowienia modułu integratora Microsoft Teams, mogąc uruchomić go zarówno w środowisku on-premise, czyli w wewnętrznej sieci klienta, jak i w chmurze. Każdy przypadek należy rozpatrzyć indywidualnie, analizując aktualną infrastrukturę i wybierając optymalne miejsce.

Korzyści wynikające z integracji systemu SAP i Microsoft Teams:

• Szybsza obsługa procesów biznesowych z poziomu komunikatora
• Brak potrzeby budowania osobnego interfejsu użytkownika
• Olbrzymi potencjał rozbudowy rozwiązania
• Dostępność z poziomu desktopów i urządzeń mobilnych out-of-the-box
• Bezpośrednie powiadomienia push o nowych dokumentach
• Możliwość tworzenia osobnych konwersacji do każdego dokumentu
• Aktualizacje i przypomnienia dotyczące kluczowych procesów
• Możliwość integracji z narzędziami biznesowymi z pakietu usług Microsoft 365, takimi jak poczta elektroniczna i kalendarz

Przykładowy scenariusz integracji

Z pomocą integratora SAP <-> Microsoft Teams możemy zrealizować wiele scenariuszy biznesowych, począwszy od budżetowania, poprzez sourcing, aż po zatwierdzanie zakupu.

Przystępując do pracy nad stworzeniem integratora SAP <-> Microsoft Teams widzieliśmy, że chcemy odzwierciedlić standardowy proces dostępny w systemie SAP S/4HANA – Purchase Requisition, który prześledzimy krok po kroku dla potrzeb niniejszej publikacji.

Na poniższym filmie przedstawiamy, jak przebiega ścieżka akceptacji nowego Purchase Requisition.

We współpracy z Mikołajem Malickim i Jakubem Laszkiewiczem z zespołu Procurement Excellence skonfigurowaliśmy standardowy proces tak, aby uzyskać dwupoziomową akceptację (ang. two-level approval). Ponadto umieściliśmy nasz kod odpowiedzialny za wysyłanie powiadomień do komunikatora Microsoft Teams w standardowym kodzie w systemie SAP, co zadziało się dzięki wykorzystaniu nowej koncepcji upraszczania przepływów pracy – SAP Flexible Workflows. Autoryzacja w systemie SAP oparta jest z kolei na protokole oAuth2.0 i SSO MS Azure.

Krok 1:

• Requestor tworzy nowy Purchase Requisition, używając w tym celu standardowej aplikacji SAP Fiori.

Krok 2:

• Gdy Purchase Requisition zostaje utworzony, pierwszy Approver otrzymuje powiadomienie w aplikacji Microsoft Teams.
• Aplikacja „Purchase Requisitions” zostaje dodana do obszaru roboczego Microsoft Teams.

Krok 3:

• Uruchomiono czat grupowy, który służy użytkownikom do wewnętrznej komunikacji.

Krok 4:

• W Microsoft Teams pojawia się okno z wnioskiem o zatwierdzenie Purchase Requisition.
• Użytkownik może przejrzeć podstawowe dane oraz, jeśli potrzebuje bardziej szczegółowych informacji, otworzyć wniosek w osobnej zakładce w aplikacji SAP Fiori.

Krok 5:

• Aby uzyskać możliwość interakcji w systemie SAP z poziomu Microsoft Teams, należy przejść jednorazowy proces autentykacji wykorzystując oAuth 2.0 oraz SSO oparte na Microsoft Azure.
• Zastosowaliśmy mechanizm autentykacji z użyciem protokołu oAuth 2.0. Oznacza to, że aplikacja po stronie systemu SAP nie posiada pełnych uprawnień systemowych danego użytkownika, a jedynie ograniczone do niezbędnego zakresu i przydzielone do prawidłowego działania komunikacji.

Krok 6:

• Po poprawnej autentykacji w systemie SAP, Microsoft Teams integrator jest upoważniony do wykonywania akcji na systemie SAP w imieniu osoby zalogowanej do komunikatora.
• Po kliknięciu przycisku Approve pierwszy poziom akceptacji zostaje ukończony.

Krok 7:

• W następnym kroku Approver drugiego poziomu również otrzymuje powiadomienie w aplikacji Microsoft Teams.

Krok 8:

• Po poprawnym zaakceptowaniu Purchase Requisition, Requestor może sprawdzić status, który zmienił się na Approved, a kroki workflow zostały zmienione na Purchase Requsition Released (Approved).

Perspektywa rozwoju usługi

Utworzenie połączenia między środowiskiem SAP a Microsoft Teams sprawi, że komunikacja między pracownikami różnych zespołów przebiegać będzie sprawniej, a użytkownicy zyskają większy komfort pracy, mogąc skoncentrować się na realizacji najistotniejszych zadań bez konieczności logowania się do wielu nieskomunikowanych ze sobą narzędzi.

Już teraz wiemy, że potencjał integracyjny narzędzi z ekosystemu Microsoft jest jeszcze większy, niż w przypadku połączenia systemu SAP ze Slackiem, ponieważ mamy dostęp do wszystkich aplikacji wchodzących w skład platformy Microsoft 365. W ramach dalszych prac rozwojowych w naszym zespole planujemy rozpoznawać możliwości integracyjne tego środowiska.