Krajowy System e-Faktur – jak przygotować firmę do wdrożenia KSeF?

Olga Langowska, Konsultantka SAP Finance

18 listopada 2022
Baza wiedzy
2 min

Aktualizacja: 7 marca 2023 r.

Ministerstwo Finansów przedstawiło zmieniony po konsultacjach publicznych model Krajowego Systemu e-Faktur. Data wejścia w życie przepisów wprowadzających obowiązkowy KSeF została przesunięta z 1 stycznia 2024 r. na 1 lipca 2024 r.*

Rada Unii Europejskiej podjęła decyzję o przesunięciu wdrożenia obligatoryjnego systemu e-fakturowania na dzień 1 stycznia 2024 roku. Przedsiębiorcy zyskali kilka dodatkowych miesięcy na dostosowanie wewnętrznych procedur finansowo-księgowych do korzystania z KSeF. Organizacje mogą wykorzystać ten okres i lepiej przygotować się do wprowadzenia rozwiązania umożliwiającego wysyłanie, odbieranie i przeglądanie e-Faktur ustrukturyzowanych. Czas poświęcony na wnikliwe rozpoznanie zagadnienia i wewnętrzne analizy zaowocuje sprawniejszym wdrożeniem i łagodnym wejściem w fazę obowiązkowego raportowania.

Dlaczego przygotowania do e-fakturowania należy rozpocząć już teraz?

Warto spojrzeć na to zagadnienie z szerszej perspektywy i być gotowym na implementację odpowiedniego rozwiązania IT zarówno w wymiarze technologicznym, jak i proceduralnym.

Analiza przedwdrożeniowa może objąć kilka obszarów:

Identyfikacja obszaru wpływu – warto sprawdzić które zespoły w przedsiębiorstwie będą zaangażowane w raportowanie. Ich przedstawiciele powinni od samego początku brać czynny udział w określaniu założeń i definiowaniu istotnych funkcji docelowego rozwiązania.
Identyfikacja procesów – do KSeF trafiać powinny wszystkie faktury sprzedażowe. Oprócz standardowych faktur wystawianych przez działy handlowe pojawiają się też faktury wystawiane w ramach działalności pozostałej, takie jak sprzedaż opakowań, złomu czy środków trwałych. Należy upewnić się, że te procesy również zostaną objęte analizą przedwdrożeniową.
Środowisko IT oraz integracje z innymi systemami – warto wziąć pod uwagę specyfikę wewnętrznego środowiska IT. Aby zminimalizować ryzyko wystąpienia niespodzianek, podczas wdrożenia należy sprawdzić wewnętrzne procedury otwierania komunikacji z zewnętrznymi systemami. Faktury przesyłane do systemu za pośrednictwem interfejsów mogą różnić się od dokumentów wystawianych bezpośrednio w oprogramowaniu. Warto się upewnić, że będą spełniać wszelkie wymogi faktur przesyłanych do KSeF.
Wymogi KSeF – struktura pliku XML określa minimalne informacje, które powinny być ujęte w przesyłanej fakturze. Wymagania KSeF są zbliżone do wymagań JPK_FA, dlatego analiza JPK_FA może być pomocna dla rozpoznania kryteriów dotyczących KSeF.

Co zyskujesz dzięki wcześniejszemu wdrożeniu KSeF?

Zmiany swym zasięgiem obejmą nie tylko działy finansowo-księgowe, ale też i wiele innych obszarów w organizacji. Aby uniknąć presji czasu, przed wejściem w życie nowych obowiązków podatkowych warto dokonać przeglądu wewnętrznych procesów i przystąpić do KSeF wcześniej, gdy stosowanie e-Faktur pozostaje dla przedsiębiorców rozwiązaniem dobrowolnym.