Krajowy System e-Faktur – jak przygotować firmę do wdrożenia KSeF?

Olga Langowska, Konsultantka SAP Finance

18 listopada 2022
Baza wiedzy
2 min

Aktualizacja z dnia 26 kwietnia 2024 r.

Ministerstwo Finansów podało nowe daty wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur. Zgodnie z najnowszymi ustaleniami, system wejdzie w dwóch etapach:

1 lutego 2026 roku dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży przekroczyła 200 mln zł,
1 kwietnia 2026 roku dla wszystkich pozostałych przedsiębiorców.

Istnieje kilka istotnych powodów, dla których zaleca się wcześniejsze przygotowanie do implementacji:

Zapewnienie stabilności: Rozpoczynając projekt wdrożenia wcześniej, firma zyskuje dodatkowy czas na testowanie i dostosowywanie systemu, minimalizując tym samym ryzyko błędów i problemów, jakie mogą wystąpić przy pośpiechu.
Czas na szkolenia i adaptację pracowników: Wcześniejsze wdrożenie daje więcej czasu na szkolenie pracowników i adaptację do nowego systemu. To z kolei może zwiększyć efektywność użytkowania systemu i zmniejszyć ryzyko błędów.
Możliwość testowania i optymalizacji: Rozpoczęcie procesu wcześniej pozwala na dogłębne testowanie systemu oraz jego optymalizację. Daje to możliwość wykrycia i rozwiązania potencjalnych problemów przed oficjalnym terminem wdrożenia.
Zapewnienie ciągłości biznesowej: Wcześniejsze wdrożenie KSeF umożliwia płynne przechodzenie do nowego systemu, nie zakłócając ciągłości operacji biznesowych, co jest kluczowe dla utrzymania stabilności firmy.
Unikanie przeciążenia działu IT: Rozpoczęcie projektu wcześniej pozwala uniknąć przeciążenia działu IT w ostatniej chwili, co często zdarza się przy próbach szybkiego wdrożenia skomplikowanych systemów.

Rada Unii Europejskiej podjęła decyzję o przesunięciu wdrożenia obligatoryjnego systemu e-fakturowania na dzień 1 stycznia 2024 roku. Przedsiębiorcy zyskali kilka dodatkowych miesięcy na dostosowanie wewnętrznych procedur finansowo-księgowych do korzystania z KSeF. Organizacje mogą wykorzystać ten okres i lepiej przygotować się do wprowadzenia rozwiązania umożliwiającego wysyłanie, odbieranie i przeglądanie e-Faktur ustrukturyzowanych. Czas poświęcony na wnikliwe rozpoznanie zagadnienia i wewnętrzne analizy zaowocuje sprawniejszym wdrożeniem i łagodnym wejściem w fazę obowiązkowego raportowania.

Dlaczego przygotowania do e-fakturowania należy rozpocząć już teraz?

Warto spojrzeć na to zagadnienie z szerszej perspektywy i być gotowym na implementację odpowiedniego rozwiązania IT zarówno w wymiarze technologicznym, jak i proceduralnym.

Analiza przedwdrożeniowa może objąć kilka obszarów:

Identyfikacja obszaru wpływu – warto sprawdzić które zespoły w przedsiębiorstwie będą zaangażowane w raportowanie. Ich przedstawiciele powinni od samego początku brać czynny udział w określaniu założeń i definiowaniu istotnych funkcji docelowego rozwiązania.
Identyfikacja procesów – do KSeF trafiać powinny wszystkie faktury sprzedażowe. Oprócz standardowych faktur wystawianych przez działy handlowe pojawiają się też faktury wystawiane w ramach działalności pozostałej, takie jak sprzedaż opakowań, złomu czy środków trwałych. Należy upewnić się, że te procesy również zostaną objęte analizą przedwdrożeniową.
Środowisko IT oraz integracje z innymi systemami – warto wziąć pod uwagę specyfikę wewnętrznego środowiska IT. Aby zminimalizować ryzyko wystąpienia niespodzianek, podczas wdrożenia należy sprawdzić wewnętrzne procedury otwierania komunikacji z zewnętrznymi systemami. Faktury przesyłane do systemu za pośrednictwem interfejsów mogą różnić się od dokumentów wystawianych bezpośrednio w oprogramowaniu. Warto się upewnić, że będą spełniać wszelkie wymogi faktur przesyłanych do KSeF.
Wymogi KSeF – struktura pliku XML określa minimalne informacje, które powinny być ujęte w przesyłanej fakturze. Wymagania KSeF są zbliżone do wymagań JPK_FA, dlatego analiza JPK_FA może być pomocna dla rozpoznania kryteriów dotyczących KSeF.

Co zyskujesz dzięki wcześniejszemu wdrożeniu KSeF?

Zmiany swym zasięgiem obejmą nie tylko działy finansowo-księgowe, ale też i wiele innych obszarów w organizacji. Aby uniknąć presji czasu, przed wejściem w życie nowych obowiązków podatkowych warto dokonać przeglądu wewnętrznych procesów i przystąpić do KSeF wcześniej, gdy stosowanie e-Faktur pozostaje dla przedsiębiorców rozwiązaniem dobrowolnym.