Krajowy System e-Faktur – jak przygotować firmę do wdrożenia KSeF?

Olga Langowska, Konsultantka SAP Finance
- 18 listopada 2022
- Baza wiedzy
- 2 min

Aktualizacja: 7 marca 2023 r.
Ministerstwo Finansów przedstawiło zmieniony po konsultacjach publicznych model Krajowego Systemu e-Faktur. Data wejścia w życie przepisów wprowadzających obowiązkowy KSeF została przesunięta z 1 stycznia 2024 r. na 1 lipca 2024 r.*
Rada Unii Europejskiej podjęła decyzję o przesunięciu wdrożenia obligatoryjnego systemu e-fakturowania na dzień 1 stycznia 2024 roku. Przedsiębiorcy zyskali kilka dodatkowych miesięcy na dostosowanie wewnętrznych procedur finansowo-księgowych do korzystania z KSeF. Organizacje mogą wykorzystać ten okres i lepiej przygotować się do wprowadzenia rozwiązania umożliwiającego wysyłanie, odbieranie i przeglądanie e-Faktur ustrukturyzowanych. Czas poświęcony na wnikliwe rozpoznanie zagadnienia i wewnętrzne analizy zaowocuje sprawniejszym wdrożeniem i łagodnym wejściem w fazę obowiązkowego raportowania.
Dlaczego przygotowania do e-fakturowania należy rozpocząć już teraz?
Warto spojrzeć na to zagadnienie z szerszej perspektywy i być gotowym na implementację odpowiedniego rozwiązania IT zarówno w wymiarze technologicznym, jak i proceduralnym.
Analiza przedwdrożeniowa może objąć kilka obszarów:
- Identyfikacja obszaru wpływu – warto sprawdzić które zespoły w przedsiębiorstwie będą zaangażowane w raportowanie. Ich przedstawiciele powinni od samego początku brać czynny udział w określaniu założeń i definiowaniu istotnych funkcji docelowego rozwiązania.
- Identyfikacja procesów – do KSeF trafiać powinny wszystkie faktury sprzedażowe. Oprócz standardowych faktur wystawianych przez działy handlowe pojawiają się też faktury wystawiane w ramach działalności pozostałej, takie jak sprzedaż opakowań, złomu czy środków trwałych. Należy upewnić się, że te procesy również zostaną objęte analizą przedwdrożeniową.
- Środowisko IT oraz integracje z innymi systemami – warto wziąć pod uwagę specyfikę wewnętrznego środowiska IT. Aby zminimalizować ryzyko wystąpienia niespodzianek, podczas wdrożenia należy sprawdzić wewnętrzne procedury otwierania komunikacji z zewnętrznymi systemami. Faktury przesyłane do systemu za pośrednictwem interfejsów mogą różnić się od dokumentów wystawianych bezpośrednio w oprogramowaniu. Warto się upewnić, że będą spełniać wszelkie wymogi faktur przesyłanych do KSeF.
- Wymogi KSeF – struktura pliku XML określa minimalne informacje, które powinny być ujęte w przesyłanej fakturze. Wymagania KSeF są zbliżone do wymagań JPK_FA, dlatego analiza JPK_FA może być pomocna dla rozpoznania kryteriów dotyczących KSeF.
Co zyskujesz dzięki wcześniejszemu wdrożeniu KSeF?
Zmiany swym zasięgiem obejmą nie tylko działy finansowo-księgowe, ale też i wiele innych obszarów w organizacji. Aby uniknąć presji czasu, przed wejściem w życie nowych obowiązków podatkowych warto dokonać przeglądu wewnętrznych procesów i przystąpić do KSeF wcześniej, gdy stosowanie e-Faktur pozostaje dla przedsiębiorców rozwiązaniem dobrowolnym.
Poszukujesz oprogramowania do wysyłki i odbioru e-Faktur?
- On 18/11/2022
0 Comments