Cyfryzacja podatków w Polsce – utopijna wizja, czy niedaleka przyszłość?

Cyfryzacja podatków stanowi istotny krok w kierunku modernizacji i uszczelnienia systemu podatkowego w Polsce. Wraz z postępem technologicznym i rosnącym zapotrzebowaniem na bardziej efektywne zarządzanie finansami publicznymi, stoimy przed rewolucją, która przynosi nie tylko wyzwania, ale przede wszystkim szereg korzyści.

Dla księgowych, cyfryzacja podatków oznacza zmianę paradygmatu w prowadzeniu ksiąg rachunkowych i rozliczeń podatkowych. Tradycyjne metody pracy z papierowymi dokumentami ustępują miejsca zaawansowanym systemom informatycznym, które umożliwiają szybsze, bardziej precyzyjne oraz mniej czasochłonne zarządzanie finansami firm.

Najważniejsze korzyści stoją jednak po stronie Ministerstwa Finansów. Przede wszystkim zmiany umożliwiają szybszy dostęp do danych, a to oznacza możliwość bieżącej kontroli nad kondycją finansową firm oraz efektywniejsze egzekwowanie przepisów podatkowych. Elektroniczne rozliczenia i faktury redukują także ryzyko błędów ludzkich oraz oszustw podatkowych, co przekłada się na zwiększenie dochodów budżetowych. Ponadto, cyfryzacja podatków pozwala na poprawę współpracy między administracją a podatnikami, co może przyczynić się do zwiększenia zaufania do systemu podatkowego oraz poprawy relacji między organami podatkowymi a przedsiębiorcami.

Jednolity Plik Kontrolny (JPK)

Cyfryzacja podatków w Polsce rozpoczęła się od przyjęcia strategii informatyzacji administracji publicznej. Jednym z kluczowych momentów było wprowadzenie Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK) w 2016 roku.

JPK był pierwszym narzędziem cyfrowym, które zrewolucjonizował sposób, w jaki przedsiębiorstwa przekazują organom podatkowym dane dotyczące swojej działalności. Początkowo obejmował on tylko dane związane z VAT-em, ale z czasem zakres JPK został poszerzony o inne obszary, takie jak księgi rachunkowe, sprzedaż, zakup czy płace.

Wprowadzenie JPK było reakcją na potrzebę zwiększenia przejrzystości, skuteczności i sprawiedliwości w systemie podatkowym. Dzięki temu narzędziu organy podatkowe zyskały możliwość bieżącego monitorowania działalności gospodarczej podatników oraz szybkiego reagowania na ewentualne nieprawidłowości czy próby unikania opodatkowania.

System Teleinformatyczny Izby Rozliczeniowej (STIR)

System Teleinformatyczny Izby Rozliczeniowej (STIR) jest jednym z kluczowych narzędzi cyfrowej transformacji w obszarze podatków w Polsce. Od połowy stycznia 2018 roku, zasady funkcjonowania systemu są uregulowane przez ustawę o STIR z 24 listopada 2017 roku. STIR ma zasadnicze znaczenie w walce z przestępczością podatkową, wyłudzeniami VAT oraz praniem brudnych pieniędzy.

STIR pośredniczy w wymianie informacji elektronicznych między organami skarbowymi a instytucjami finansowymi, takimi jak banki i SKOK. System ten automatycznie analizuje dane finansowe przedsiębiorstw, ustalając poziom wskaźnika ryzyka dla poszczególnych podmiotów. Dzięki przekazywaniu codziennych zestawień transakcji przez instytucje finansowe, STIR monitoruje ciągle rachunki firmowe, typując podmioty do kontroli podatkowej lub postępowania karno-skarbowego.

STIR nie tylko umożliwia wykrywanie nieprawidłowości finansowych, ale także działa błyskawicznie, reagując na podejrzenia przestępstw skarbowych. Banki mają możliwość zablokowania rachunku przedsiębiorstwa do 72 godzin, a w przypadku podejrzenia nieprawidłowości, a na wniosek szefa KAS nawet na trzy miesiące.

Krajowy System e-Faktur (KSeF)

Kolejnym istotnym krokiem w cyfryzacji podatków w Polsce miało być obowiązkowe wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). KSeF jest jednym z głównych elementów walki z oszustwami podatkowymi oraz poprawy transparentności w obrocie gospodarczym. Dzięki elektronicznemu księgowaniu faktur ustrukturyzowanych organy podatkowe mają szybszy i bardziej kompletny dostęp do danych dotyczących transakcji, co umożliwia skuteczniejszą kontrolę podatkową oraz eliminację nieprawidłowości w rozliczeniach.

Podatnicy mogą dobrowolnie korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur już od 1 stycznia 2022 r. Po audytach i wielu konsultacjach 26 kwietnia 2024 r. Minister Finansów przesunął termin obowiązkowego wdrożenia KSeF. W efekcie, zgodnie z najnowszymi ustaleniami, system wejdzie w dwóch etapach:

• 1 lutego 2026 roku dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży przekroczyła 200 mln zł,
• 1 kwietnia 2026 roku dla wszystkich pozostałych przedsiębiorców.

Wprowadzenie KSeF wymaga dostosowania się przedsiębiorstw do nowych procedur księgowania oraz inwestycji w odpowiednie oprogramowanie i narzędzia informatyczne.

JPK_CIT – co już wiemy?

W cieniu KSeF toczy się machina dotycząca wprowadzenia obowiązkowego JPK_CIT, który obejmuje JPK_KR_PD (księgi i podatek dochodowy) oraz JPK_ST (środki trwałe). JPK_CIT został wprowadzony na mocy przepisów Polskiego Ładu jako nowy format elektronicznego przekazywania danych z ksiąg rachunkowych bezpośrednio do organów podatkowych.

Konieczne będzie uzupełnianie danych o numer identyfikacji podatkowej kontrahenta, jeśli został on nadany oraz numeru identyfikacyjnego faktury w Krajowym Systemie e-Faktur, jeśli taki został przydzielony przed przekazaniem księgi rachunkowej. Dodatkowo, wprowadzono znaczniki identyfikujące konta ksiąg rachunkowych, co ma ułatwić identyfikację oraz poprawić kontrolę. Podatnicy będą również zobowiązani do uwzględnienia danych potwierdzających nabycie, wytworzenie lub wykreślenie środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej, w tym numeru dokumentu potwierdzającego nabycie oraz rodzaju dowodu. Nowe przepisy uwzględniają także różnice w obowiązkach w zależności od rodzaju transakcji, np. banki, zakłady ubezpieczeń oraz przedsiębiorcy telekomunikacyjni mogą być zwolnieni z pewnych obowiązków.

Warto zauważyć, że rozporządzenie ma wejść w życie z dniem 1 stycznia 2025 r. Projekt przewiduje również okresy przejściowe, w których niektóre obowiązki mogą być łagodzone dla wybranych podatników.

Cyfryzacja podatków – dlaczego warto przygotować się wcześniej?

Warto przygotować się wcześniej do zmian proponowanych przez Ministerstwo Finansów w zakresie cyfryzacji podatków z kilku istotnych powodów.

• Po pierwsze, wcześniejsze przygotowanie pozwala firmom na uniknięcie nagłych problemów związanych z dostosowaniem się do nowych wymogów. Implementacja nowych systemów i procedur może wymagać czasu oraz nakładów finansowych, dlatego wcześniejsze działania mogą zapobiec opóźnieniom w procesie adaptacji.
• Po drugie, przygotowanie się wcześniej umożliwia firmom lepsze zaplanowanie swoich zasobów ludzkich i finansowych. Wczesne rozpoczęcie procesu adaptacji daje przedsiębiorstwom więcej czasu na szkolenie personelu oraz ewentualne inwestycje w niezbędne technologie i oprogramowanie.
• Po trzecie, wcześniejsze przygotowanie pozwala firmom uniknąć ewentualnych kłopotów związanych z niewłaściwym wdrożeniem nowych rozwiązań. Dając sobie wystarczająco dużo czasu na testowanie i dostosowywanie się do zmian, firmy mogą zminimalizować ryzyko wystąpienia błędów i komplikacji w procesie implementacji.
• Po czwarte, wcześniejsze przygotowanie pozwala firmom zachować konkurencyjność na rynku. Działania proaktywne w zakresie cyfryzacji podatków mogą sprawić, że przedsiębiorstwo będzie gotowe do wyzwań związanych z nowymi wymogami prawno-podatkowymi, co może przynieść przewagę konkurencyjną w stosunku do firm, które zdecydują się na opóźnienie procesu adaptacji.

Podsumowanie

Reasumując, pomimo pewnych kontrowersji i dyskusji, całokształt wyżej opisanych zmian stanowi ważny krok w kierunku modernizacji systemu podatkowego i księgowego w Polsce, a sam proces cyfryzacji podatków niewątpliwie nabrał rozpędu. Wprowadzenie systemów takich jak JPK, KSeF czy najnowszy JPK_CIT pokazuje, że kraj skutecznie podąża w kierunku nowoczesnych rozwiązań w obszarze podatków i księgowości, co przyczynia się do usprawnienia procesów gospodarczych oraz walki z nieuczciwymi praktykami podatkowymi.

Firmy muszą zainwestować w nowe technologie i dostosować swoje procesy do nowych wymogów. Aby wesprzeć organizacje w zmianach, które planuje Ministerstwo Finansów, eksperci Apollogic są gotowi na wdrożenia odpowiednich narzędzi w Twojej firmie, w szczególności jeśli korzystasz z systemów opartych na SAP.