Proces planowania w SAP Analytics Cloud – organizacja i automatyzacja dzięki funkcjonalności kalendarza

Jego głównym zadaniem jest spięcie wieloetapowego procesu jakim jest planowanie, poprzez określenie poszczególnych zadań w czasie oraz budowę zależności między nimi, czego prezentacje wizualną widzimy w formie kalendarza (tabelarycznie) lub na diagramie Gantta (obraz poniżej).

Do zadań, z których proces może zostać zbudowany należą:

• Zadanie ogólne – jego celem jest automatyzacja gromadzenia danych od osób przypisanych, w konkretnej przestrzeni oraz ustawnie dowolnej ilości przypomnień, które bez dodatkowej ingerencji będą wysyłane do wskazanej osoby na powiązany z kontem adres email;
• Zadanie weryfikacji – jego celem jest automatyczne udostępnienie, wcześniej wypełnionych danych przez osobę z zadania głównego, do ich weryfikacji osobie nadrzędnej, np. kierownikowi działu do ostatecznej weryfikacji członkowi zespołu Controllingu;
• Zadanie złożone – zadanie będące wynikiem połącznia zadania ogólnego i zadania weryfikacji;
• Zadanie blokowania danych – pozwala na blokowanie lub odblokowywanie danych modelu planistycznego w określnym przez znasz czasie lub jako konsekwencja wykonania poprzedzającego go zadania
• Zadanie czynności dla danych – uruchamia stworzony przez nas uprzednio DataAction (np. dotyczący alokacji) w określnym przez znasz czasie lub jako konsekwencja wykonania poprzedzającego go zadania
• Zadanie czynności wielokrotnej – uruchamia stworzony przez nas uprzednio MultiAction (np. dotyczący alokacji) w określnym przez znasz czasie lub jako konsekwencja wykonania poprzedzającego go zadania.

Szybki start

Tworzenie procesu może przyspieszyć skorzystanie z kreatora, który w 6 krokach przeprowadzi nas przez budowę całego zdarzenia planistycznego.

Krok 1 – Ustawienia podstawowe

Na tym etapie definiujemy nazwę całego procesu np. Budget FY2025, jego daty graniczne – rozpoczęcia i zakończenia, załączamy szablony planistyczne w ramach plików roboczych.

Możemy również zdecydować, czy chcemy, aby użytkownicy korzystający z aplikacji zewnętrznych będą mogli prowadzić interakcje z tym zdarzeniem – zezwolenie na dostęp zewnętrznego API.

Krok 2 – Kontekst

Podczas tego etapu wybieramy model danych wraz z wymiarami, w obrębie których ma odbywać się planowanie. Dodatkowo możemy również zawęzić zakres poprzez dodanie filtru daty lub wersji danych, która zostanie wypełniona przez osoby uczestniczące w procesie planowania.

Krok 3 – Typy zdarzeń

W trakcie etapu trzeciego wybieramy pomiędzy dwoma opcjami w budowie podzadań – czy ma być to zadanie z podziałem na ogólne i weryfikacji czy zadanie złożone. Ich opis znajduje się w pierwszej części artykułu.

Dodatkowo możemy określić jakie inne zadana chcemy dodać do procesu, np. automatyczne zablokowanie szablonów planistycznych do edycji po ukończeniu zadania.

Krok 4 – Osoby

Na tym etapie ustalamy osoby, które będą zdefiniowane jako osoby odpowiedzialna za wykonanie zadania głównego, w tym przypadku za zaplanowanie budżetu oraz osoby będące recenzentami wcześniejszego działania.

Wcześniej wskazane grupy definiujemy na poziome wybranego modelu danych.

Krok 5 – Dodatkowe ustawienia

Krok piąty w całości poświęcony jest konwencji nazewniczej – tutaj zostają ustalone np. dzielone przez wszystkie zadania przedrostki i przyrostki, w naszym przypadku będzie to np.
Budget FY2025 – Zadanie ogólne, gdzie:
„Budget FY2025” stanowi przedrostek, a „Zadanie ogólne” to przyrostek.

Opcjonalnie można wykonać bardziej szczegółowy opis procesu i dołączyć go do szczegółów każdego zadania.

Krok 6 – Podgląd

Stanowi on podsumowanie dla wykonanego z pomocą kreatora procesu.

Synchronizacja z kalendarzem Microsoft Office 365

Wraz z Q1 2024 SAP zaprezentował aktualizacje, która pozwala na synchronizacje kalendarzy narzędzia SAP Analytics Cloud i Microsoft Office 365. Należy pamiętać, że połączenie to jest jednostronne, co oznacza, że całość zadań i wydarzeń zobaczymy tylko z poziomu MS365. Widok z poziomu SAP Analytics Cloud pozostaje bez zmian. Więcej na ten temat w artykule o kwartalnych aktualizacjach.

Funkcjonalność Kalendarza to jedno z wielu ciekawych rozwiązań jakie oferuje SAP Analytics Cloud w kontekście planowania, umożliwiając tym samym użytkownikom lepszą organizację pracy poprzez automatyzację procesów oraz łatwiejszą współpracę i monitorowanie postępów.

O kolejnych funkcjonalnościach będziemy informować w następnych artykułach w tej serii.